Process Improvement - A How To Guide Mejora de procesos - A manera de guía

By Por Paul Deis Paul Deis
This paper first defines key terms, then discusses how to improve inputs to the process, the improvement process itself, and wraps up with some “lessons learned” advice. En este documento se define en primer lugar los términos clave y, a continuación, se explica cómo mejorar los insumos para el proceso, el propio proceso de mejora, y envuelve con algunas "lecciones aprendidas" de asesoramiento.
INTRODUCTION INTRODUCCIÓN

Objective: Objetivo:

To help enable process improvement for better performance do it better, cheaper, faster. Para ayudar a la mejora del proceso permitirá un mejor rendimiento para hacerlo mejor, más barato, más rápido.

Would you like a simple, effective approach to process improvement? ¿Le gustaría un sistema simple, efectivo enfoque a la mejora del proceso? This is a generic method for almost any type of process and is intended as a guide of things to do, rather than an in-depth tutorial. Se trata de un método genérico para casi cualquier tipo de proceso y está concebida como una guía de cosas que hacer, en lugar de un estudio en profundidad de tutoría. Because it’s generic, it doesn’t contain discipline-specific technical advice. Porque es genérico, que no contiene la disciplina específica de asesoramiento técnico. While it outlines a methodical approach, we also encourage creativity in concert with it, because the biggest breakthroughs happen when method and creativity find a way to co-exist. Si bien se esboza un enfoque metódico, también fomentar la creatividad en concierto con ella, porque la mayor avances ocurrir cuando el método y la creatividad de encontrar la manera de coexistir.

This article first defines key terms, then discusses how to improve inputs to the process, the process itself, and wraps up with some lessons learned advice. Este artículo define en primer lugar los términos clave y, a continuación, se explica cómo mejorar los insumos para el proceso, el proceso en sí, y envuelve con algunas lecciones aprendidas asesoramiento. Although production and manufacturing terms are employed, nearly everything herein works for service businesses and office operations. Aunque la producción y la fabricación se emplean términos, casi todo lo que aquí trabaja para empresas de servicios y operaciones de la oficina. It is currently fashionable to say that value is only added on the factory floor, but little would happen on its own without the intelligence value-added of such non-value- added activities as marketing, selling, planning, designing, contracting, buying, shipping, etc. The value-added concept needs expansion beyond the narrow realm of production that it is now so myopically focused upon. En la actualidad está de moda decir que el valor añadido es sólo en la fábrica, pero poco que sucedería en su propia inteligencia sin el valor agregado de esos bienes no actividades de valor añadido como la comercialización, venta, planificación, diseño, contratación, compras, transporte marítimo, etc El valor añadido concepto de necesidades de expansión más allá de la estrecha esfera de la producción que es ahora tan centrado en myopically.

DEFINITIONS DEFINICIONES

Process Proceso

A process is a collection of related activities that adds value to a product or service, that a customer would be willing to pay for. Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas con el que añade valor a un producto o servicio, que un cliente estaría dispuesto a pagar. A process accomplishes specific objectives. Un proceso cumple objetivos específicos. Products consume processes, which consume activities, which consume resources, such as money, manpower, material, and machine. Procesos consumen productos, que consumen actividades, que consumen recursos, tales como dinero, mano de obra, materiales y equipo. They may also require information, in the form of specifications, instructions and schedules. También podrán exigir información, en forma de especificaciones, instrucciones y horarios. George Miller, PROACTION George Miller, dinamismo

A collection of activities that takes one or more kinds of input and creates an output that is of value to the customer. Una colección de actividades que tenga uno o más tipos de entrada y crea una salida que es de valor para el cliente. Hammer and Champy, in Reengineering the Corporation Hammer y Champy, en Reingeniería de la Corporación

Typical potential process improvement areas are: Típica posibles áreas de mejora de procesos son los siguientes:

• Speed Velocidad
• Cost/Return on Investment/Assets Coste / Retorno de la Inversión / Activos
• Quality Calidad
• Flexibility Flexibilidad
• Product Innovation/Improvement La innovación de productos y mejora
• Compliance/Safety Cumplimiento / Seguridad

And will help enhance: Y ayudará a mejorar:

• Profitability/asset return/shareholder value Rentabilidad / retorno de activos / valor para el accionista
• Customer service Atención al cliente
• Market share Cuota de mercado
• Reputation Reputación

Select from the targeted improvement areas above to support your company/project strategies. Seleccione una de las áreas de mejora orientados a apoyar por encima de su empresa / proyecto de estrategias. The most critical areas should have metrics to track performance and possibly, targets. Las zonas más críticas deben tener las cifras de seguimiento del funcionamiento y, posiblemente, las metas.

Excellent processes have or utilize: Excelente procesos o utilizar:

• Mission Misión
• Objectives, Metrics Objetivos, Métrica
• Responsibility– who is in charge of process to see that it is right La responsabilidad-quien está a cargo del proceso para ver que es justo
• Resources, such as: Recursos, tales como:
• Material
• Manpower Mano de Obra
• Energy Energía
• Equipment- machinery, tools, technology Equipos de maquinaria, herramientas, tecnología
• Information- specs, direction, instructions, procedures, software, schedules Información de especificación, dirección, instrucciones, procedimientos, programas informáticos, los cuadros
• Activities Actividades
• Cycle Time Tiempo de ciclo
• Inputs Entradas
• Outputs– Products, by-products, waste Productos-productos, subproductos, residuos
• Defects (even excellent processes usually have) Defectos (incluso excelentes procesos suelen tener)
• Policies/Procedures Políticas / Procedimientos
• Tools/Technology Herramientas / Tecnología

Do yours have these? Hacer suya estas? Make sure their availability and quality are addressed in your process review. Asegúrese de que su disponibilidad y la calidad se abordan en su proceso de revisión.

VALUE-ADDED ACTIVITY (VAA) VALOR AÑADIDO DE ACTIVIDAD (VAA)

Activity/cost that actually increases the value of a product or service in a customer’s eyes. Actividad / coste que en realidad aumenta el valor de un producto o servicio a un cliente a los ojos. Fabrication and assembly are examples of this category. Fabricación y montaje, son ejemplos de esta categoría. The ideal process consists of only Value-Added Activities El ideal proceso sólo consta de actividades de valor añadido

NON-VALUE-ADDED ACTIVITY (NVAA) NO VALOR AÑADIDO ACTIVIDAD (NVAA)

Activity/cost that does not increase the value of a product or service in the customer’s eyes. Actividad / costo que no aumente el valor de un producto o servicio en los ojos del cliente. Example: storage. Ejemplo: el almacenamiento. Decide if the activity is needed at all, is it duplicated anywhere, can it be done better or differently? Decidir si la actividad es necesaria en absoluto, es duplicado en cualquier lugar, se puede hacer mejor o diferente? Can the timing, method, material, equipment, speed, training, technique, setup, specification be altered to improve the results? ¿Puede el calendario, método, material, equipo, la velocidad, la formación, la técnica, el programa de instalación, la especificación se modificó para mejorar los resultados? An activity may be all value-added, all non-value-added, or a mixture. Una actividad puede ser todo lo de valor añadido, todos los no-valor añadido, o una mezcla. Certain non-value-added activities may still be needed, such as a storage requirement due to a capacity imbalance or a wait for a required inspection. Algunos no actividades de valor añadido aún podrían ser necesarios, como un requisito de almacenamiento debido a una capacidad o un desequilibrio de esperar una inspección requerida. Customers may see value in some of these activities, if only to Band-Aid a weak process. Los clientes pueden ver el valor en algunas de estas actividades, aunque sólo sea para Band-Ayuda un débil proceso.

NON-VALUE-ADDED ASSET NO VALOR AÑADIDO DE ACTIVOS

Non-productive asset. No activo productivo. Assets kept working are more productive, but only if the output is actually needed and soon. Los activos mantenidos de trabajo son más productivos, pero sólo si la salida es realmente necesario y pronto. The classic asset misuse is keeping machines or people busy even though the results aren’t needed. El clásico es el uso indebido de activos de mantenimiento de máquinas o de las personas ocupadas, aunque los resultados no son necesarias. This wastes investment by inflating inventory, tying up material, space, capital, manpower and equipment resources. Esta inversión por desechos inflar el inventario, inmovilización de los materiales, espacio, capital, mano de obra y equipo de recursos. It is often aggravated by misapplication of metrics. Es a menudo agravada por la mala aplicación de la métrica. For example a production manager who is measured by raw unit production efficiency measures is likely to commit this sin. Por ejemplo, un gerente de producción que se mide por unidad de producción de crudo de medidas de eficiencia es probable que la comisión de este pecado. If assets cannot be kept productive under this rule, then divestiture, replacement or outsourcing should be considered, as feasible. Si los bienes no puede ser productiva en virtud de esta regla y, a continuación, la venta, sustitución o contratación externa debe ser considerado, como sea posible. New metrics may also be needed. Nueva métrica también puede ser necesaria.

CYCLE TIME CICLO DE TIEMPO

The total elapsed time to produce one unit. El total de tiempo transcurrido para producir una unidad. This includes all delays including elapsed set-up, queue, move, inspection, rework and also the actual processing time. Esto incluye todos los retrasos incluidos transcurrido puesta en marcha, cola, mover, inspección, revisión y también el tiempo de procesamiento real. Typical processes have 60-95% idle time, while product is not actually being worked on. Típica procesos de 60-95% el tiempo de inactividad, mientras que los productos no se está trabajando sobre ello. Therefore the greatest cycle time reduction opportunities are normally, but not always, in delay time. Por lo tanto, la mayor reducción del tiempo de ciclo son oportunidades normalmente, pero no siempre, en el tiempo de retardo. Lost time may be recovered by balancing operations, reducing: storage time, handling, waiting for approvals, queues, handoffs, inspection, etc. Shorter cycle times usually improve competitiveness by cutting costs and response time. Recuperar el tiempo perdido puede ser recuperado por el equilibrio de las operaciones, reducir: el tiempo de almacenamiento, manipulación, a la espera de las aprobaciones, las colas, handoffs, inspección, etc tiempos de ciclo más cortos por lo general mejorar la competitividad mediante la reducción de costes y tiempo de respuesta.

WORK TIME Tiempo de trabajo

Time required or spent actually working on the product. Tiempo necesario o de trabajo gastado realmente en el producto.

TAKT TIME TAKT TIEMPO

Interval of time for each unit to be completed the rate of production. Intervalo de tiempo para cada unidad se completará la tasa de producción. A product may have a 2-hour cycle time, but have three 20-minute operations and one 30-minute operation. Un producto puede tener uno de 2 horas tiempo del ciclo, pero tres de 20 minutos las operaciones y una de 30 minutos la operación. One unit comes off the line an average of every 30 minutes. Una unidad sale de la línea media de una cada 30 minutos. Resources and work content should be allocated to adjust Takt Time to the desired rate of production. Recursos de contenido y el trabajo debe asignarse a ajustar Takt tiempo a la tasa deseada de la producción.

DEFECT DEFECTO

Anything about the product which is legitimately not acceptable to the customer or internal authorities (normally, but not always, documented in specifications). Nada sobre el producto que legítimamente no es aceptable para el cliente interno o autoridades (normalmente, pero no siempre, documentado en las especificaciones). Defects result in added cost, lost time or lost utility of the product to the customer, as well as delays in response time, wasted inventory and capacity. Defectos en el resultado agregado de costos, recuperar el tiempo perdido o pérdida de utilidad del producto para el cliente, así como retrasos en el tiempo de respuesta, en vano y la capacidad de inventario.

PROCESS CAPABILITY PROCESO DE CAPACIDAD

The ability of the process to meet the desired quality and speed at an acceptable cost. La capacidad del proceso para cumplir con la calidad deseada y la velocidad a un costo aceptable.

METRIC MÉTRICO

Important performance indicator to be measured. Importante indicador de rendimiento que deben medirse. Examples: Inventory turns, cycle time. Ejemplos: Inventario de turnos, tiempo de ciclo. Metrics should be meaningful to the level of the people held accountable. Métrica debe ser significativa para el nivel de las personas responsables. For instance, average plant level cycle time is not meaningful to a team responsible for assembling a certain model computer disc drive. Por ejemplo, el promedio de nivel de plantas de ciclo tiempo no es significativo a un equipo responsable para el montaje de un determinado modelo de ordenador unidad de disco. They need their own metric. Tienen sus propias métricas.

CELL CELULAR

Production unit designed to make one product/service line or process. Unidad de producción diseñado para hacer un producto / servicio o línea de proceso. Ideally, all resources needed to complete a product or process are contained in the cell. Idealmente, todos los recursos necesarios para completar un producto o proceso están contenidas en la célula. Cells may be arranged as component/assembly feeders to final assembly test cells. Células pueden organizarse como componente y montaje de alimentación de montaje final de las células de prueba. Functionally-oriented cells have resulted in improvements, but product or process cells have generally shown superior results. Funcionalmente orientado hacia las células se han traducido en mejoras, pero producto o proceso de las células en general han mostrado resultados superiores.

WASTE RESIDUOS

Any portion of an activity performed, resource assigned or utilized that is not absolutely essential to meeting the mission/objectives of a legitimate process. Cualquier parte de una actividad realizada, los recursos destinados o utilizados que no es absolutamente esencial para cumplir la misión y objetivos de un proceso legítimo.

LEAN MANUFACTURING LEAN LA FABRICACIÓN

Manufacturing process with as much waste as possible eliminated. Proceso de fabricación con la mayor cantidad posible de residuos eliminados. A Lean Manufacturing manifesto and body of knowledge has been created and is available through the Agility Forum. Un manifiesto Lean Manufacturing y el cuerpo de conocimientos ha sido creado y está disponible a través de la agilidad del Foro. This is having a profound influence on current thinking. Esto tiene una profunda influencia en el pensamiento actual.

INPUTS TO THE PROCESS Insumos para el proceso

External to the Process Externo al Proceso

Don’t jump right into the detailed guts of the process. No saltar la derecha en la agallas detallada del proceso. Start at the top, with the product or service to be provided. Inicio en la parte superior, con el producto o servicio a ser prestado. Make sure it is defined to meet customers expectations technical specifications, service requirements, quality and pricing. Asegúrese de que se define a las expectativas de los clientes las especificaciones técnicas, requisitos de servicio, calidad y precios. First make sure you’re working on the right process, with the right objectives! En primer lugar, asegúrese de que está trabajando en el proceso de derecho, con el derecho objetivos! The biggest, easiest improvements often occur right here, before even getting into the actual process in question. El más grande, más fácil de las mejoras se producen a menudo aquí, incluso antes de entrar en el proceso en cuestión.

Frame the process Look at things external to the process first. El marco de proceso de ver las cosas externas al proceso en primer lugar. Before you do anything, make sure you know what you need the process to do. Antes de hacer cualquier cosa, asegúrate de saber lo que necesita el proceso para hacerlo. There should be a clear, simple, strong overall mission statement. Debe haber una clara, simple, fuerte declaración de la misión global. Examples: Eyeglasses in one hour, (Lenscrafters) or… When it [your package] absolutely, positively has to be there overnight. Ejemplos: Anteojos en una hora, (LensCrafters) o ... Cuando [el paquete] absolutamente, positivamente tiene que estar allí la noche a la mañana. (FedEx). Don’t waste time improving the wrong process with the wrong mission or approach. No pierdas el tiempo mejorar el proceso equivocado con la misión o mal enfoque. As you break the process down into lower levels of detail, each piece may not satisfy the overall mission statement, but itcompany to properly redirect its energies on improving this critical upstream activity first. Como romper el proceso en los niveles inferiores de detalle, cada pieza no podrá satisfacer la declaración de la misión, pero itcompany adecuadamente a reorientar sus energías en la mejora de esta ascendentes actividad crítica en primer lugar. Redo Figure 6 when you are done, including the additional how-to write-ups. Rehacer la Figura 6, cuando haya terminado, incluidos los adicionales-de cómo escribir-ups.

Focus on eliminating defects, problems and constraints. Centrarse en la eliminación de defectos, problemas y limitaciones.

Rather than detail planning, followed by a big bang implementation of changes, it is desirable to test and incrementally implement new changes. Más que detalle la planificación, seguido de un big bang aplicación de los cambios, es conveniente poner a prueba y aplicar gradualmente los nuevos cambios. In the case of radical process change, this is not always possible, although prototyping and parallel operation can help alleviate the risk and pain of major change. En el caso del proceso de cambio radical, esto no siempre es posible, aunque de prototipos y en paralelo pueden ayudar a mitigar el riesgo y el dolor de cambio importante.

The performance of a process may often be improved without a change to the process itself, but just by better clarification, training, measurement or emphasis on it. El desempeño de un proceso a menudo puede ser mejorada sin un cambio en el proceso en sí, pero sólo mediante una mejor aclaración, la formación, la medición o énfasis sobre el mismo.

Tips for organizing a process: Determine WHAT is to be accomplished and WHY first, before determining HOW, WHEN, WHO and with WHAT, pretty much in that sequence. Consejos para la organización de un proceso: determinar qué es lo que se logra y por qué en primer lugar, antes de determinar cómo, cuándo, la OMS y con lo que, prácticamente en ese orden. This can best done correctly by putting the process in perspective with the overall enterprise, business unit and workflow. Esto puede hacer mejor, poniendo correctamente el proceso en perspectiva con la empresa, unidad de negocio y flujo de trabajo.

Internal Process Improvement Checklist Here is a list of improvement ideas to help out. Mejora de procesos internos Lista Aquí está una lista de ideas de mejora para ayudar. Keep in mind that some of these are radical and may require planning and coordination. Tenga en cuenta que algunos de estos son radicales y pueden requerir la planificación y la coordinación. For example: don’t eliminate inspections of nuclear pressure vessels without some overarching quality strategy in place, along with customer and regulatory approvals! Por ejemplo: no eliminar las inspecciones de buques nucleares, sin presión alguna estrategia de calidad global en el lugar, junto con el cliente y las aprobaciones reglamentarias!

Selectively Employ: Emplear selectiva:

• Policies/Procedures Políticas / Procedimientos
• Checkpoints Los puestos de control
• Controls Controles
• Auditing, Checking Auditoría, control
• Metrics Métrica
• because these are non-value-added activities that should only be used as needed. porque estas no son actividades de valor añadido que sólo debe utilizarse cuando sea necesario.

LESSONS LEARNED LECCIONES APRENDIDAS

A. 80% of the improvement task is selling it and getting peoples support. A. 80% de la mejora es tarea de venta y conseguir que los pueblos apoyo.

B. Organizations resist change, no matter what they say. B. Organizaciones se resisten al cambio, no importa lo que dicen. Certain individuals may help or even lead, but many people will slow down, stop or even reverse improvements unless they are properly trained, motivated and led. Algunas personas pueden ayudar, o incluso el plomo, pero muchas personas se ralentizar, detener o incluso revertir las mejoras a menos que estén debidamente capacitado, motivado y dirigido. Focus on education and change management more than technical improvements. Centrarse en la educación y la gestión del cambio más que mejoras técnicas.

C. Talk to people first. C. Hable con la gente en primer lugar. Soften them up before the big push. Suavizar ellos antes del gran impulso. People who are your friends are more likely to help you, simply because you are familiar and they like you. Las personas que son tus amigos son más propensos a ayudar a usted, simplemente porque está familiarizado y que como tú. Find out what thy want/need and help them if possible. Descubra lo que tu deseas / necesidad y ayudarles a ser posible.

D. Try to hire, transfer, or borrow like-minded people. D. Trate de alquiler, transferencia, o pedir prestado como personas de mentalidad. It’s often easier than trying to convert them. A menudo es más fácil que tratar de convertir a ellos.

E. Simple systems usually work better than complex ones. E. simple de los sistemas generalmente funcionan mejor que los complejos.

F. People are more accepting of change when you take the mystery out of it and show them what’s in it for them. F. Las personas son más de aceptar el cambio cuando usted toma el misterio de ella y mostrarles lo que está en él para ellos.

G. People are much more accepting of change when you can show it working somewhere else, preferable nearby and full-scale. G. La gente está mucho más la aceptación del cambio cuando se puede demostrar que en algún otro lugar de trabajo, preferible cerca y la plena escala.

H. Teams and consensus are great, but strong leadership still has its uses. H. equipos y el consenso son grandes, pero un liderazgo fuerte todavía tiene sus usos.

I. Constant repetition and leadership by example are needed. I. constante repetición y el liderazgo por ejemplo, son necesarias. Don’t think that you can simply state the mission, objectives, conduct a brief training session, then come back in a couple of months and reap rich rewards. No creo que se puede, sencillamente, estado de la misión, objetivos, llevar a cabo una breve sesión de entrenamiento, a continuación, volver en un par de meses y cosechar las recompensas ricos. This war will consist of multiple campaigns and many battles. Esta guerra se compondrá de varias campañas y muchas batallas. There will be resistance, indifference, confusion, conflicting priorities/philosophies, even outright opposition, or worse yet, covert opposition. Habrá resistencia, indiferencia, confusión, conflicto de prioridades y filosofías, incluso la oposición o, peor aún, encubierto de la oposición. Persistence and determination are called for! Persistencia y la determinación son llamados para!

J. The process improvement methodology can be straightforward. J. El proceso de mejora de la metodología puede ser sencillo. There are other approaches besides this one. Hay otros enfoques, además de un presente. Some will yield better results, but may require much more skill and complexity. Algunos dan mejores resultados, pero puede requerir mucho más habilidad y complejidad. The methodology is only a framework. La metodología es sólo un marco. Technical expertise and creativity are also needed. Conocimientos técnicos y la creatividad son también necesarios. Beware of either letting industry experts drive the solution down the same old roads and also letting those ignorant of industry lessons learned move into naive approaches. Tenga cuidado de dejar bien expertos de la industria impulsan la solución de las mismas carreteras y también dejar que los ignorantes de la industria trasladar la experiencia adquirida en los enfoques ingenuos.

K. Imagination and creativity are needed for best results. K. La imaginación y la creatividad son necesarios para obtener los mejores resultados. The folks who were determined to deliver packages overnight, provide a computer for the rest of us, sell books over the Internet, invent the Internet, provide eyeglasses in one hour, had real vision (no pun intended) and enriched life for many. La gente que estaban decididos a entregar paquetes de la noche a la mañana, una computadora para el resto de nosotros, vender libros a través de Internet, inventar la Internet, proporcionar anteojos en una hora, tuvo la visión real (sin juego de palabras la intención) y enriquecido la vida para muchos.

Process Improvement Examples Mejora de procesos ejemplos

When this session is presented live, workshops/examples are offered to illustrate the points made herein. Cuando este período de sesiones se presenta en vivo, talleres y se ofrecen ejemplos para ilustrar los puntos señalados en este documento. If you’re reading this, why don’t you try the ideas out on your own with an actual case, preferably a simple one to start with–one that people agree needs great improvement? Si usted está leyendo esto, ¿por qué no intentar las ideas en su propio con un caso real, de preferencia un sencillo para iniciar una con-un acuerdo que la gente necesita una gran mejora?

REFERENCES REFERENCIAS

Reengineering: 40 U$eful Hints, George J. Miller, APICS XX International Conference Proceedings, APICS, Falls Church, VA Reingeniería: 40 U $ eful Sugerencias, George J. Miller, APICS XX Conferencia Internacional Proceedings, APICS, Falls Church, VA
The Process Reengineering Workbook, Jerry L. Harbour, 1994, Quality Resources, NY, NY La reingeniería de procesos de trabajo, Jerry L. Puerto, de 1994, de Calidad de Recursos, NY, NY
Reengineering Your Business, Morris & Brandon, 1993, McGraw-Hill, NY Reingeniería de su negocio, Morris y Brandon, 1993, McGraw-Hill, NY
Reengineering the Corporation, Hammer & Champy, 1993, Harper-Collins Publishers, NY, NY Reingeniería de la Corporación, Hammer y Champy, 1993, Harper-Collins Publishers, NY, NY
Business Process Improvement, James H. Harrington, 1991, McGraw-Hill, NY Mejora de Procesos de Negocios, H. James Harrington, 1991, McGraw-Hill, NY

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