Process Improvement - A How To Guide Melhoria de Processos - A Como Guia

By Por Paul Deis Paul Deis
This paper first defines key terms, then discusses how to improve inputs to the process, the improvement process itself, and wraps up with some “lessons learned” advice. Este primeiro documento define os termos essenciais, em seguida, discute como melhorar insumos para o processo, a melhoria próprio processo, e embrulha-se com algumas "lições" conselhos.
INTRODUCTION INTRODUÇÃO

Objective: Objectivo:

To help enable process improvement for better performance do it better, cheaper, faster. Para ajudar a permitir um melhor desempenho para o processo de melhoria fazer melhor, mais barato, mais rápido.

Would you like a simple, effective approach to process improvement? Gostaria de uma simples, eficaz abordagem ao processo de melhoria? This is a generic method for almost any type of process and is intended as a guide of things to do, rather than an in-depth tutorial. Este é um método genérico para quase qualquer tipo de processo e pretende ser um guia de coisas para fazer, ao invés de um tutorial em profundidade. Because it’s generic, it doesn’t contain discipline-specific technical advice. Porque é genérica, não contém disciplina específicos de consultoria técnica. While it outlines a methodical approach, we also encourage creativity in concert with it, because the biggest breakthroughs happen when method and creativity find a way to co-exist. Embora se delineia uma abordagem metódica, nós também incentivar a criatividade em concerto com ele, porque as maiores descobertas acontecem quando método e criatividade encontrar uma maneira de coexistir.

This article first defines key terms, then discusses how to improve inputs to the process, the process itself, and wraps up with some lessons learned advice. Este artigo primeiro define os termos essenciais, em seguida, discute como melhorar insumos para o processo, o próprio processo, e embrulha-se com algumas lições aprendidas conselhos. Although production and manufacturing terms are employed, nearly everything herein works for service businesses and office operations. Embora produção e fabrico termos são empregados, quase tudo nele trabalha para empresas de serviço e escritórios operações. It is currently fashionable to say that value is only added on the factory floor, but little would happen on its own without the intelligence value-added of such non-value- added activities as marketing, selling, planning, designing, contracting, buying, shipping, etc. The value-added concept needs expansion beyond the narrow realm of production that it is now so myopically focused upon. Encontra-se actualmente na moda dizer que é apenas valor acrescentado sobre a fábrica, mas pouco que aconteceria na sua própria inteligência, sem a mais-valia destes não-mais-valia atividades como marketing, vendas, planejamento, projeto, contratação, compra, navegação, etc O conceito de valor acrescentado necessidades expansão fora do estreito reino da produção que agora é tão centrada na myopically.

DEFINITIONS DEFINIÇÕES

Process Process

A process is a collection of related activities that adds value to a product or service, that a customer would be willing to pay for. Um processo é um conjunto de actividades conexas que agrega valor a um produto ou serviço, que um cliente estaria disposto a pagar. A process accomplishes specific objectives. Um processo que cumpra os objectivos específicos. Products consume processes, which consume activities, which consume resources, such as money, manpower, material, and machine. Consumir produtos processos, que consomem atividades, que consomem recursos, tais como dinheiro, recursos humanos, materiais e máquinas. They may also require information, in the form of specifications, instructions and schedules. Elas também podem solicitar as informações, sob a forma de especificações, instruções e horários. George Miller, PROACTION George Miller, PROACTION

A collection of activities that takes one or more kinds of input and creates an output that is of value to the customer. Um conjunto de actividades que leve um ou mais tipos de entrada e gera uma saída que é de valor para o cliente. Hammer and Champy, in Reengineering the Corporation Hammer e Champy, em Reengenharia da Corporação

Typical potential process improvement areas are: Típico processo de melhoria potenciais áreas são:

• Speed Velocidade
• Cost/Return on Investment/Assets Custo / Retorno do Investimento / Activo
• Quality Qualidade
• Flexibility Flexibilidade
• Product Innovation/Improvement Produto Inovação / melhoria
• Compliance/Safety Compliance / Segurança

And will help enhance: E vai ajudar a aumentar:

• Profitability/asset return/shareholder value Lucratividade / retorno activo / valor accionista
• Customer service Atendimento ao Cliente
• Market share Quota de mercado
• Reputation Reputação

Select from the targeted improvement areas above to support your company/project strategies. Seleccione entre as áreas segmentadas melhora acima de apoio à sua empresa / projeto estratégias. The most critical areas should have metrics to track performance and possibly, targets. As áreas mais críticas devem ter métricas que permitam acompanhar o desempenho e, possivelmente, de metas.

Excellent processes have or utilize: Processos nem Excelentes têm utilidades:

• Mission Missão
• Objectives, Metrics Objectivos, Métricas
• Responsibility– who is in charge of process to see that it is right Responsabilidade, que está à frente do processo para ver que é bom
• Resources, such as: Recursos, tais como:
• Material
• Manpower
• Energy Energia
• Equipment- machinery, tools, technology Equipamentos-máquinas, ferramentas, tecnologia
• Information- specs, direction, instructions, procedures, software, schedules Informação-especificações, direção, instruções, procedimentos, software, horários
• Activities Atividades
• Cycle Time Período do ciclo
• Inputs Entradas
• Outputs– Products, by-products, waste Saídas-produtos, subprodutos, resíduos
• Defects (even excellent processes usually have) Defeitos (mesmo excelente processos costumam ter)
• Policies/Procedures Políticas / Procedimentos
• Tools/Technology Ferramentas / Tecnologia

Do yours have these? Será que vocês têm estas? Make sure their availability and quality are addressed in your process review. Certifique-se de sua disponibilidade e qualidade são abordadas no seu processo de revisão.

VALUE-ADDED ACTIVITY (VAA) Valor Agregado ATIVIDADE (VAA)

Activity/cost that actually increases the value of a product or service in a customer’s eyes. Atividade / custo que, na verdade, aumenta o valor de um produto ou serviço a um cliente dos olhos. Fabrication and assembly are examples of this category. Fabricação e montagem são exemplos dessa categoria. The ideal process consists of only Value-Added Activities O ideal consiste em processar apenas Actividades de Valor Acrescentado

NON-VALUE-ADDED ACTIVITY (NVAA) NÃO-ATIVIDADE de Valor Agregado (NVAA)

Activity/cost that does not increase the value of a product or service in the customer’s eyes. Atividade / custos que não aumentam o valor de um produto ou serviço nos olhos do cliente. Example: storage. Exemplo: armazenamento. Decide if the activity is needed at all, is it duplicated anywhere, can it be done better or differently? Decidir se a atividade é necessária em tudo, ela é duplicada em qualquer lugar, ele pode ser feito melhor ou diferente? Can the timing, method, material, equipment, speed, training, technique, setup, specification be altered to improve the results? Pode o momento, de forma, material, equipamento, velocidade, a formação técnica, configuração, especificação ser alteradas a fim de melhorar os resultados? An activity may be all value-added, all non-value-added, or a mixture. Uma atividade pode ser tudo de valor acrescentado, todos os não-mais-valia, ou uma mistura. Certain non-value-added activities may still be needed, such as a storage requirement due to a capacity imbalance or a wait for a required inspection. Certos não-mais-valia actividades podem ainda ser necessários, tais como uma exigência de armazenamento devido a uma capacidade de desequilíbrio ou de uma espera de uma inspecção requeridos. Customers may see value in some of these activities, if only to Band-Aid a weak process. Os clientes podem ver o valor de algumas destas actividades, mesmo que seja apenas para Band-Aid um fraco processo.

NON-VALUE-ADDED ASSET NÃO-de Valor Agregado ASSET

Non-productive asset. Activos não produtivos. Assets kept working are more productive, but only if the output is actually needed and soon. Activos são mantidos trabalho mais produtivo, mas apenas se a saída for realmente necessário e em pouco tempo. The classic asset misuse is keeping machines or people busy even though the results aren’t needed. O clássico é manter activo uso indevido de máquinas ou pessoas ocupadas, embora os resultados não são necessários. This wastes investment by inflating inventory, tying up material, space, capital, manpower and equipment resources. Este investimento por parte dos resíduos inflável inventário, amarrando-se material, espaço, capital, recursos humanos e equipamentos. It is often aggravated by misapplication of metrics. Muitas vezes, é agravada pela má aplicação de métricas. For example a production manager who is measured by raw unit production efficiency measures is likely to commit this sin. Por exemplo, um gerente de produção, que é medido pelo bruto unitário de produção de eficiência energética é susceptível de cometer esse pecado. If assets cannot be kept productive under this rule, then divestiture, replacement or outsourcing should be considered, as feasible. Se não puder manter activos produtivos sujeitos a esta regra, então a alienação, a substituição ou a terceirização deve ser considerada, como exequível. New metrics may also be needed. Novas métricas também podem ser necessários.

CYCLE TIME CICLO DE TEMPO

The total elapsed time to produce one unit. O tempo total necessário para produzir uma unidade. This includes all delays including elapsed set-up, queue, move, inspection, rework and also the actual processing time. Isso inclui todos os atrasos, incluindo decorrido set-up, fila, mover, inspeção, retrabalho e também do próprio tempo de processamento. Typical processes have 60-95% idle time, while product is not actually being worked on. Típico processos tenham tempo ocioso 60-95%, enquanto produto não está efectivamente a ser trabalhadas. Therefore the greatest cycle time reduction opportunities are normally, but not always, in delay time. Tempo de ciclo, por isso, a maior redução de oportunidades são, normalmente, mas não costume, na demora tempo. Lost time may be recovered by balancing operations, reducing: storage time, handling, waiting for approvals, queues, handoffs, inspection, etc. Shorter cycle times usually improve competitiveness by cutting costs and response time. Tempo perdido pode ser recuperado através de um equilíbrio operações, reduzindo: tempo de armazenamento, manipulação, à espera de aprovações, filas, handoffs, inspeção, etc Shorter ciclo vezes normalmente para melhorar a sua competitividade, reduzindo custos e tempo resposta.

WORK TIME HORÁRIO DE TRABALHO

Time required or spent actually working on the product. Tempo de trabalho efectivamente gasto exigido ou sobre o produto.

TAKT TIME TAKT TIME

Interval of time for each unit to be completed the rate of production. Intervalo de tempo para cada unidade a ser concluída, a taxa de produção. A product may have a 2-hour cycle time, but have three 20-minute operations and one 30-minute operation. Um produto pode ter uma 2 horas de tempo de ciclo, mas têm três operações e 20 minutos de uma operação de 30 minutos. One unit comes off the line an average of every 30 minutes. Uma unidade sai da linha média de uma a cada 30 minutos. Resources and work content should be allocated to adjust Takt Time to the desired rate of production. Trabalhar conteúdos e recursos devem ser alocados para ajustar Takt Time para o desejado ritmo de produção.

DEFECT DEFEITO

Anything about the product which is legitimately not acceptable to the customer or internal authorities (normally, but not always, documented in specifications). Nada sobre o produto, que é legitimamente não aceitáveis para o cliente interno ou autoridades (normalmente, mas não costume, documentado em especificações). Defects result in added cost, lost time or lost utility of the product to the customer, as well as delays in response time, wasted inventory and capacity. Defeitos resultam em custos acrescentados, perdidos ou extraviados tempo utilidade do produto para o cliente, bem como atrasos no tempo de resposta, inventário e desperdício da capacidade.

PROCESS CAPABILITY PROCESSO DE CAPACIDADE

The ability of the process to meet the desired quality and speed at an acceptable cost. A capacidade do processo para satisfazer a qualidade desejada e velocidade a um custo aceitável.

METRIC METRIC

Important performance indicator to be measured. Desempenho importante indicador a ser medido. Examples: Inventory turns, cycle time. Exemplos: Inventário de voltas, tempo de ciclo. Metrics should be meaningful to the level of the people held accountable. Métricas devem ser significativas ao nível das pessoas responsabilizadas. For instance, average plant level cycle time is not meaningful to a team responsible for assembling a certain model computer disc drive. Por exemplo, planta nível médio ciclo tempo não é significativo para uma equipe responsável pela montagem de um determinado modelo de computador unidade de disco. They need their own metric. Eles precisam de suas próprias métricas.

CELL CELULAR

Production unit designed to make one product/service line or process. Unidade de produção destinada a tornar um produto / serviço de linha ou de processo. Ideally, all resources needed to complete a product or process are contained in the cell. Idealmente, todos os recursos necessários para completar um produto ou processo estão contidos na célula. Cells may be arranged as component/assembly feeders to final assembly test cells. As células podem ser dispostas como componente / montagem alimentadores para testar células de montagem final. Functionally-oriented cells have resulted in improvements, but product or process cells have generally shown superior results. Funcionalmente células-orientado, resultaram em melhorias, mas produto ou processo células geralmente têm mostrado resultados superiores.

WASTE RESÍDUOS

Any portion of an activity performed, resource assigned or utilized that is not absolutely essential to meeting the mission/objectives of a legitimate process. Qualquer porção de uma atividade desenvolvida, os recursos atribuídos ou utilizados que não é absolutamente essencial para o cumprimento da missão / objectivos de um processo legítimo.

LEAN MANUFACTURING Manufatura Lean

Manufacturing process with as much waste as possible eliminated. Processo de produção com o máximo possível os resíduos eliminados. A Lean Manufacturing manifesto and body of knowledge has been created and is available through the Agility Forum. Um manifesto Lean Manufacturing e do corpo de conhecimento, foi criado e está disponível através do Fórum Agility. This is having a profound influence on current thinking. Isto está a ter uma profunda influência no pensamento actual.

INPUTS TO THE PROCESS Insumos para o processo

External to the Process Exteriores ao processo

Don’t jump right into the detailed guts of the process. Não pular direto para o estômago detalhado do processo. Start at the top, with the product or service to be provided. Comece no topo, com o produto ou serviço a ser prestado. Make sure it is defined to meet customers expectations technical specifications, service requirements, quality and pricing. Verifique se ele está definido para atender os clientes expectativas especificações técnicas, requisitos de serviço, qualidade e preços. First make sure you’re working on the right process, with the right objectives! Primeiro verifique se você está trabalhando sobre o processo direito, com direito objectivos! The biggest, easiest improvements often occur right here, before even getting into the actual process in question. O maior, mais fácil melhorias muitas vezes ocorrem aqui mesmo, antes mesmo de entrar na própria operação em questão.

Frame the process Look at things external to the process first. Olhe para enquadrar o processo coisas exteriores ao processo em primeiro lugar. Before you do anything, make sure you know what you need the process to do. Antes de fazer qualquer coisa, certifique-se de que sabe o que você precisa para fazer o processo. There should be a clear, simple, strong overall mission statement. Deverá haver uma clara, simples, forte afirmação da missão global. Examples: Eyeglasses in one hour, (Lenscrafters) or… When it [your package] absolutely, positively has to be there overnight. Exemplos: óculos em uma hora, (LensCrafters) ou ... Quando ele [o pacote] absolutamente, positivamente tem que estar lá durante a noite. (FedEx). Don’t waste time improving the wrong process with the wrong mission or approach. Não perca tempo melhorando o processo de errado com a abordagem errada ou missão. As you break the process down into lower levels of detail, each piece may not satisfy the overall mission statement, but itcompany to properly redirect its energies on improving this critical upstream activity first. Como você quebrar o processo para baixo em mais baixos níveis de detalhe, cada peça não pode satisfazer a declaração da missão global, mas devidamente itcompany para redirecionar suas energias na melhoria desta atividade crítica a montante primeiro. Redo Figure 6 when you are done, including the additional how-to write-ups. Refazer Figura 6 quando estiver feito, incluindo os adicionais how-to write-ups.

Focus on eliminating defects, problems and constraints. Concentre-se em eliminar defeitos, problemas e limitações.

Rather than detail planning, followed by a big bang implementation of changes, it is desirable to test and incrementally implement new changes. Ao invés de pormenor planejamento, seguido de um big bang implementação das mudanças, é desejável para testar e implementar novas mudanças gradativamente. In the case of radical process change, this is not always possible, although prototyping and parallel operation can help alleviate the risk and pain of major change. No caso do processo de mudança radical, isso não é possível, apesar de protótipos e de operação paralela pode ajudar a aliviar a dor eo risco de grandes mudanças.

The performance of a process may often be improved without a change to the process itself, but just by better clarification, training, measurement or emphasis on it. O desempenho de um processo pode muitas vezes ser melhorada sem uma mudança para o processo em si, mas apenas através de um melhor esclarecimento, formação, medição ou ênfase sobre a mesma.

Tips for organizing a process: Determine WHAT is to be accomplished and WHY first, before determining HOW, WHEN, WHO and with WHAT, pretty much in that sequence. Dicas para organizar um processo: determinar o que é para ser cumprida e PORQUE em primeiro lugar, antes de determinar como, quando, a OMS e com o que, praticamente na sequência. This can best done correctly by putting the process in perspective with the overall enterprise, business unit and workflow. A melhor feito corretamente por colocar o processo em perspectiva global com a empresa, unidade comercial e fluxo de trabalho.

Internal Process Improvement Checklist Here is a list of improvement ideas to help out. Melhoria de Processos Internos Checklist Aqui está uma lista de melhorias idéias para ajudar. Keep in mind that some of these are radical and may require planning and coordination. Lembre-se que alguns destes são radicais e pode exigir planejamento e coordenação. For example: don’t eliminate inspections of nuclear pressure vessels without some overarching quality strategy in place, along with customer and regulatory approvals! Por exemplo: não eliminam as inspecções dos navios nucleares, sem pressão alguma estratégia global da qualidade no local, juntamente com o cliente e aprovações regulatórias!

Selectively Employ: Empregar selectivamente:

• Policies/Procedures Políticas / Procedimentos
• Checkpoints
• Controls Controles
• Auditing, Checking Auditoria, Controlo
• Metrics Métricas
• because these are non-value-added activities that should only be used as needed. porque estes não são actividades de valor acrescentado que só deve ser utilizado caso seja necessário.

LESSONS LEARNED ENSINAMENTOS

A. 80% of the improvement task is selling it and getting peoples support. A. 80% da melhoria tarefa é vendê-lo e obter o apoio povos.

B. Organizations resist change, no matter what they say. B. Organizações de resistir à mudança, não importa o que digam. Certain individuals may help or even lead, but many people will slow down, stop or even reverse improvements unless they are properly trained, motivated and led. Algumas pessoas podem ajudar ou mesmo conduzir, mas muita gente vai ficar mais lento, parar ou mesmo inverter melhorias a menos que sejam devidamente treinados, motivados e levou. Focus on education and change management more than technical improvements. Destaque para a educação ea mudança de gestão mais de melhorias técnicas.

C. Talk to people first. C. Falar com as pessoas em primeiro lugar. Soften them up before the big push. Suavizar-los antes da grande empurrão. People who are your friends are more likely to help you, simply because you are familiar and they like you. As pessoas que são seus amigos são mais propensos a ajudá-lo, simplesmente porque você está acostumado e eles gostam de ti. Find out what thy want/need and help them if possible. Descubra o que te quero / necessidade e ajudá-los, se possível.

D. Try to hire, transfer, or borrow like-minded people. D. Tente contratar, transferir, emprestar ou pessoas com preocupações semelhantes. It’s often easier than trying to convert them. É muitas vezes mais fácil do que tentar convertê-los.

E. Simple systems usually work better than complex ones. E. Simple sistemas normalmente funcionam melhor do que complexos.

F. People are more accepting of change when you take the mystery out of it and show them what’s in it for them. F. As pessoas estão aceitando mais de mudar quando você tirar o mistério fora dela e mostrar-lhes o que há nele para eles.

G. People are much more accepting of change when you can show it working somewhere else, preferable nearby and full-scale. G. As pessoas são muito mais aceitação da mudança quando você pode mostrá-lo trabalhar em outro lugar, de preferência nas proximidades e em grande escala.

H. Teams and consensus are great, but strong leadership still has its uses. H. As equipas são grandes e de consenso, mas uma liderança forte ainda tem os seus usos.

I. Constant repetition and leadership by example are needed. I. A constante repetição e da liderança pelo exemplo são necessários. Don’t think that you can simply state the mission, objectives, conduct a brief training session, then come back in a couple of months and reap rich rewards. Não pense que você pode simplesmente indicar a missão, objetivos, realizar uma breve sessão de treino, depois volto daqui a alguns meses e ricos colher recompensas. This war will consist of multiple campaigns and many battles. Esta guerra será composto de várias campanhas e muitas batalhas. There will be resistance, indifference, confusion, conflicting priorities/philosophies, even outright opposition, or worse yet, covert opposition. Haverá resistências, a indiferença, confusão, a Prioridades conflitante / filosofias, até mesmo uma total oposição, ou pior ainda, encobertas oposição. Persistence and determination are called for! Persistência e determinação são chamados para!

J. The process improvement methodology can be straightforward. J. O processo de melhoria metodologia pode ser simples. There are other approaches besides this one. Existem outras abordagens para além de um presente. Some will yield better results, but may require much more skill and complexity. Alguns irão produzir resultados melhores, mas pode exigir muito mais habilidade e complexidade. The methodology is only a framework. A metodologia é apenas um quadro. Technical expertise and creativity are also needed. Especialização técnica e da criatividade também são necessários. Beware of either letting industry experts drive the solution down the same old roads and also letting those ignorant of industry lessons learned move into naive approaches. Cuidado com os especialistas da indústria, quer deixar conduzir a solução para baixo ao mesmo velho estradas e também deixar os ignorantes da indústria lições aprendidas deslocar-se ingênuo abordagens.

K. Imagination and creativity are needed for best results. K. Imaginação e criatividade são necessários para obter os melhores resultados. The folks who were determined to deliver packages overnight, provide a computer for the rest of us, sell books over the Internet, invent the Internet, provide eyeglasses in one hour, had real vision (no pun intended) and enriched life for many. As pessoas que foram determinados para entregar pacotes overnight, fornecer um computador para o resto de nós, vender livros através da Internet, inventar a Internet, fornecem óculos em uma hora, tinha visão real (sem trocadilhos) e enriquecida vida de muitos.

Process Improvement Examples Melhoria de Processos exemplos

When this session is presented live, workshops/examples are offered to illustrate the points made herein. Quando esta sessão é apresentada ao vivo, workshops / exemplos são oferecidas para ilustrar as questões levantadas neste documento. If you’re reading this, why don’t you try the ideas out on your own with an actual case, preferably a simple one to start with–one that people agree needs great improvement? Se você está lendo isso, por que não tentar o fora em suas próprias idéias com um caso real, de preferência um simples um-para iniciar com um povo que precisa acordar grande melhoria?

REFERENCES REFERÊNCIAS

Reengineering: 40 U$eful Hints, George J. Miller, APICS XX International Conference Proceedings, APICS, Falls Church, VA Reengenharia: 40 U $ eful Sugestões, J. Miller George, APICS XX International Conference Proceedings, APICS, Falls Church, VA
The Process Reengineering Workbook, Jerry L. Harbour, 1994, Quality Resources, NY, NY O Processo de Reengenharia de trabalho, Jerry L. Porto, 1994, Quality Resources, NY, NY
Reengineering Your Business, Morris & Brandon, 1993, McGraw-Hill, NY Reengenharia Your Business, Morris & Brandon, 1993, McGraw-Hill, NY
Reengineering the Corporation, Hammer & Champy, 1993, Harper-Collins Publishers, NY, NY Reengenharia da Corporação, Hammer & Champy, 1993, Harper-Collins Publishers, NY, NY
Business Process Improvement, James H. Harrington, 1991, McGraw-Hill, NY Negócio Melhoria de Processos, H. James Harrington, 1991, McGraw-Hill, NY

This article is also available on our website: Este artigo também está disponível em nosso site: PROACTION Generating Best Practices PROACTION gerando melhores práticas . It is an excerpt of a paper originally written by George Miller, Founder of PROACTION. É um trecho de um documento originalmente escrito por George Miller, fundador do PROACTION. It has been modified and updated by Paul Deis, PROACTION CEO. Foi alterado e actualizado por Paul Deis, PROACTION CEO.

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