The 9 Pitfalls of the Public Sector Enterprise Level Computer Systems El 9 de escollos del sector público empresarial en Informática de Sistemas

By Por Chris Freund Chris Freund
The following is an all too often scenario when trying to implement the enterprise system: El siguiente es un escenario muy a menudo cuando se trata de aplicar el sistema de la empresa:

The decision is made at the executive level to build a new computer/software system. La decisión se haga a nivel ejecutivo para construir un nuevo equipo / sistema de software. A project manager/coordinator is assigned and holds meetings with a newly created RFP committee, stakeholders and users to best determine how this system needs to look, and documents it to tremendous detail. Un gestor / coordinador se le asigna y celebra reuniones con el recién creado comité de RFP, las partes interesadas y los usuarios a determinar mejor cómo este sistema tiene que mirar, y documentos a gran detalle. The committee publishes the RFP and invites prospective vendors to submit bids. El comité publica la convocatoria e invita a los posibles proveedores a presentar ofertas.

After a fairly short period of time, vendors respond, and based on these bids, a short list of potential vendors is created and they are invited to demonstrate their products/prototypes, using both vendor resources as well as the public sector resources. Después de un período bastante corto de tiempo, los proveedores de responder, y sobre la base de estas ofertas, una breve lista de posibles proveedores se crea y se les invita a demostrar sus productos / prototipos, utilizando los recursos de proveedores, así como los recursos del sector público. The RFP committee, after another short period of time, makes a final selection and then the contract is negotiated. El comité de RFP, tras otro breve período de tiempo, hace una selección final y, a continuación, el contrato se negocia.

The project kickoff occurs; the vendor spends several months or even years developing the system, and a team at the public sector agency helps verify that the system is delivered according to the specifications contained in the RFP. El proyecto marcha se produce, el proveedor pasa varios meses o incluso años desarrollando el sistema, y un equipo en el organismo del sector público ayuda a verificar que el sistema se entrega de acuerdo a las especificaciones contenidas en el RFP. Certain pieces of the system may get rolled out to test users at this point too. Algunas piezas del sistema pueden obtener extenderá a los usuarios de prueba en este punto. During this process, holes in the original RFP are found, or perhaps legislation occurs that must be accounted for. Durante este proceso, los agujeros en la RFP se encuentran, o tal vez se produzca la legislación que debe tenerse en cuenta. Change orders are submitted, timelines get stretched, and the system costs at least twice as much as the bid. Cambiar los pedidos son presentados, los plazos se estira, y el sistema de costos por lo menos dos veces tanto como la oferta.

Finally, the go live date occurs. Por último, el ir en vivo se produce la fecha. There is much fanfare, training is done, and users start using the system. Hay mucha fanfarria, la formación se realiza, y los usuarios comenzar a utilizar el sistema. The complaints start. Las quejas de inicio. Certain influential users seem to sabotage the system. Algunos usuarios parece influyentes de sabotear el sistema. Other users and stakeholders may point out that the system, though delivered as documented, just isn’t going to work. Otros usuarios y los interesados pueden señalar que el sistema, aunque a juzgar por la documentación entregada, no es sólo ir a trabajar. When working with the vendor, the change orders will continue to break the budget, and now that the system is in production, these changes cost even more. Cuando se trabaja con el vendedor, el cambio seguirá las órdenes de romper el presupuesto, y ahora que el sistema está en la producción, estos cambios aún más los costos. The downward spiral has begun and there’s no saving the project. El espiral descendente ha comenzado y no hay ahorro del proyecto.

Ironically, this is the case in most enterprise level systems. Irónicamente, este es el caso en la mayoría de los sistemas de la empresa. By using best practices, all involved in the project have properly covered themselves, and many have traveled this road before. Mediante el uso de mejores prácticas, todos los que participan en el proyecto han cubierto debidamente, y muchos de ellos han viajado esta carretera antes. They approach the entire project assuming it will eventually fail, but make sure they are not the reason for that failure. Que enfoque la totalidad del proyecto suponiendo que el tiempo no, pero asegúrese de que no son la razón de este fracaso. Proper documentation is in place and no one individual can be targeted as the point of failure. La debida documentación se encuentra en el lugar y no un individuo puede ser orientada como el punto de fracaso.

Why is this so difficult? ¿Por qué es tan difícil? After all, within individual departments on small projects, there has been much success even with bumps in the road. Después de todo, en el marco de los distintos departamentos en pequeños proyectos, ha habido mucho éxito, incluso con golpes en el camino. Issues seem to get addressed and the projects don’t get off track much. Cuestiones parecen dirigidas a conseguir y los proyectos no baje mucho la pista.

There is no simple key cause as to why enterprise projects like this fail. No hay ninguna causa simple clave de por qué la empresa de proyectos como este no. But they can succeed. Pero ellos pueden tener éxito. And it depends on several key factors, each of which must be addressed. Y depende de varios factores, cada uno de los cuales debe abordarse. One weak link can destroy the project. Un eslabón débil puede destruir el proyecto.

1. 1. The right executive has to oversee the project El ejecutivo tiene derecho a supervisar el proyecto

This doesn’t mean the executive has to manage the project. Esto no significa que el poder ejecutivo ha de gestionar el proyecto. Many times responsibility for a project may fall on a single department, yet other parallel departments are part of the project. Muchas veces la responsabilidad de un proyecto puede caer en un único departamento, sin embargo, otros departamentos paralelas forman parte del proyecto. This is a recipe for failure. Esta es una receta para el fracaso. The executive must be high enough in the hierarchy to be in charge of ALL departments involved, and must oversee and provide air cover for the project. El poder ejecutivo debe ser lo suficientemente alta en la jerarquía a cargo de todos los departamentos implicados, y deben supervisar y proporcionar cobertura aérea para el proyecto. As an example, let’s assume a new juvenile justice case management system is to be implemented. Como un ejemplo, supongamos un nuevo caso de justicia de menores del sistema de gestión se llevará a cabo. Within the juvenile justice agency are several departments. En el organismo de justicia de menores son varios departamentos. Let’s assume (in a very simplistic way) that there is an IT department, a department that oversees private providers, a department that oversees the public agencies, and a department that oversees administration and regulations. Supongamos (en una forma muy simplista) que hay un departamento de TI, un departamento que supervisa los proveedores privados, un departamento que supervisa los organismos públicos, y un departamento que supervisa la administración y los reglamentos. Often times, the IT department will naturally be given the authority and responsibility to implement the new system. Muchas veces, el departamento de TI, naturalmente, se da la autoridad y la responsabilidad de aplicar el nuevo sistema. WRONG! ¡FALSO! In this case, the Juvenile Justice Agency head (or even higher level) must be actively involved and ultimately oversee the project. En este caso, la Justicia de Menores Agencia cabeza (o incluso de nivel superior) deben participar activamente y, en última instancia supervisar el proyecto. Only this executive can resolve issues that may occur between the other departments. Sólo este ejecutivo puede resolver los problemas que pueden producirse entre los demás departamentos. This executive must be absolutely committed to the project, and that means this executive must be involved in all stages of the project, from RFP to vendor selection to final rollout. Este ejecutivo debe estar absolutamente comprometido con el proyecto, y que significa que este ejecutivo debe participar en todas las etapas del proyecto, desde RFP de selección de proveedores para la implantación final.

2. 2. The right project manager and methodology have to be selected El derecho gerente del proyecto y la metodología que se han seleccionado

A project manager who is a stickler for detail and follows rules including all project management best practices may sound like the right fit. Un director de proyecto que es un rigorista de detalle y sigue todas las normas pertinentes, entre ellas la gestión de los proyectos las mejores prácticas puede sonar como el sistema más adecuado. However, this is not the case, especially in more complex implementations. Sin embargo, este no es el caso, especialmente en las implementaciones más complejas.

The project manager needs to be experienced not only technically, but also politically. El director del proyecto debe ser experimentado, no sólo técnicamente, sino también políticamente. This is a special person that performs multiple roles: Documentation, budgeting, cheerleading, diplomacy, as well as many other hats. Esta es una persona especial que realiza múltiples funciones: Documentación, presupuestación, animadoras, la diplomacia, así como muchos otros sombreros. This person is absolutely full time during the project and becomes the key person who can be contacted about anything regarding the project. Esta persona es absolutamente a tiempo completo durante el proyecto y se convierte en la persona clave que puede ser contactado sobre todo en relación con el proyecto. This person works directly for the key executive and they have a relationship that is strong enough to carry through some of the project lows. Esta persona trabaja directamente para los principales ejecutivos y que tienen una relación que es lo suficientemente fuerte como para llevar a cabo algún proyecto de la siguiente manera.

This person must be able to deal with adversity and also be able to take responsibility during bumps in the road. Esta persona debe ser capaz de hacer frente a la adversidad y también ser capaz de asumir la responsabilidad durante choques en la carretera. This person must have the right attitude. Esta persona debe tener la actitud correcta. If a problem occurs, this person must be more concerned with the solution than deflecting blame or covering themselves. Si se produce un problema, esta persona debe estar más preocupado con la solución de desviar la culpa o cubriendo ellos mismos. Because this person has the right relationship with the key executive, they will not have to worry that every decision made during the project is perfect, only that if a decision isn’t right, they have the ability to perform corrective action. Debido a que esta persona tiene el derecho de relación con los principales ejecutivos, no tendrán que preocuparse de que cada decisión tomada durante el proyecto es perfecto, sólo que si una decisión no es derecho, tienen la capacidad para llevar a cabo una acción correctiva.

This person also needs to be able to manage a project using an iterative process. Esta persona también debe ser capaz de gestionar un proyecto con un proceso iterativo. As described above, no matter how carefully thought through and documented new requirements will come up that weren’t thought of, or legislative/rules changes may occur during the project. Como se ha descrito anteriormente, no importa cuán cuidadosamente pensado y documentado a través de los nuevos requisitos entrarán hasta que no de pensamiento, o legislativos y normas se pueden producir cambios durante el proyecto. This should carefully be brought up so that those involved in the project won’t worry that every possible detail is locked in stone until the product is delivered. Esto debe ser cuidadosamente de modo que los que participan en el proyecto no se preocupe de que cada detalle es posible encerrados en la piedra hasta la entrega del producto. If project participants believe there will be no accommodations for change, then they will try to design something so complex as to handle every possible anticipated scenario, and the system will end up cumbersome and difficult to use. Si los participantes en el proyecto creen que no habrá alojamiento para el cambio, entonces se tratará de diseñar algo tan complejo como para manejar todo lo posible escenario previsto, y el sistema acabará engorrosos y difíciles de utilizar.

3. 3. Change Management must start before the RFP is even published Gestión del Cambio debe comenzar antes de que la RFP es aún publicado

Enterprise projects mean change. Proyectos empresariales significa cambio. For most people, this is stressful. Para la mayoría de la gente, esto es estresante. After all, they are used to their processes, know the glitches and work-arounds in their existing systems, and think the pain of a new system just isn’t worth it for them. Después de todo, que se utilizan para sus procesos, conocer los problemas y el trabajo arounds en sus sistemas existentes, y creo que el dolor de un nuevo sistema sólo no vale la pena para ellos. Often times, the new system will replace a perfectly good system they are using, and in many cases, people will actually lose some of their power due to more availability of information that they used to have in their control. Muchas veces, el nuevo sistema sustituirá a la perfección un buen sistema que está usando, y en muchos casos, la gente realmente pierde parte de su poder debido a la mayor disponibilidad de información que solía tener en su control. Naturally they are resistant to change. Naturalmente que son resistentes al cambio.

Of course change management strategies must be used especially in enterprise level projects. Por supuesto, cambiar las estrategias de gestión deben ser utilizados especialmente en proyectos a nivel de empresa. But they need to be started right at the earliest stages of a project because small problems at the very beginning with key people can destroy enthusiasm and goodwill of key players. Sin embargo, es necesario que se inició a la derecha en las primeras etapas de un proyecto debido a pequeños problemas al principio con personas clave puede destruir el entusiasmo y la buena voluntad de los actores clave.

A good way to keep all abreast is an active internal website where content regarding the project is continually updated. Una buena forma de mantener al día todos los activos es un sitio web interno de los contenidos en relación con el proyecto se actualiza continuamente. It might be good to consider a web log and accept user feedback. Tal vez sea bueno considerar un web log y aceptar los comentarios de los usuarios. A very new trend in the high tech world is the CEO/executives of companies actually running a blog and accepting all types of feedback, both good and bad. Una nueva tendencia en el mundo de alta tecnología es el CEO / ejecutivos de las empresas que realmente ejecuta un blog y aceptar todo tipo de comentarios, tanto buenos y malos. Sometimes it’s the fact someone is being heard that’s more important than an action being taken. A veces es el hecho de que alguien se escucha que es más importante que una acción que se están adoptando.

As stated in the project management section, early on in the project it is important to allow for some (but not excessive) changes to some of the low level detail design as the project progresses. Como se indica en la sección de gestión de proyectos, desde el principio en el proyecto es importante para permitir que algunos (pero no excesivos) los cambios a algunos de los detalles de bajo nivel de diseño como el proyecto avanza.

In our next article, we will uncover even more powerful reasons to pay close attention to when implementing your system. En nuestro próximo artículo, vamos a descubrir aún más poderosas razones para prestar mucha atención a la hora de aplicar su sistema. Stay tuned…. Estén atentos .... And if you’d like more information regarding this topic and many others regarding custom software development for training, case management, sales and marketing and advanced data analysis, please visit Y si deseas más información sobre este tema y muchos otros en relación con el desarrollo de software personalizado para la formación, la gestión de los casos, las ventas y la comercialización y análisis de datos avanzados, por favor, visite www.globalvisiontech.com .

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