The 9 Pitfalls of the Public Sector Enterprise Level Computer Systems Il 9 insidie del settore pubblico a livello aziendale di sistemi informatici

By Di Chris Freund Chris Freund
The following is an all too often scenario when trying to implement the enterprise system: Il seguente è un fin troppo spesso scenario quando si cerca di attuare il sistema delle imprese:

The decision is made at the executive level to build a new computer/software system. La decisione è effettuato a livello esecutivo per costruire un nuovo computer / software di sistema. A project manager/coordinator is assigned and holds meetings with a newly created RFP committee, stakeholders and users to best determine how this system needs to look, and documents it to tremendous detail. Un responsabile di progetto / coordinatore è stato assegnato e tiene incontri con una nuova commissione PQR, le parti interessate e gli utenti a determinare il modo migliore di questo sistema ha bisogno di guardare, e documenti di enorme dettaglio. The committee publishes the RFP and invites prospective vendors to submit bids. La commissione pubblica il bando e invita i potenziali fornitori a presentare offerte.

After a fairly short period of time, vendors respond, and based on these bids, a short list of potential vendors is created and they are invited to demonstrate their products/prototypes, using both vendor resources as well as the public sector resources. Dopo una breve periodo di tempo, i fornitori di rispondere, e si basa su queste offerte, un breve elenco di potenziali fornitori è stato creato e sono invitati a dimostrare i loro prodotti / prototipi, utilizzando sia risorse venditore nonché il settore pubblico risorse. The RFP committee, after another short period of time, makes a final selection and then the contract is negotiated. Il bando di commissione, dopo un breve periodo di tempo, fa una selezione finale e quindi il contratto è negoziato.

The project kickoff occurs; the vendor spends several months or even years developing the system, and a team at the public sector agency helps verify that the system is delivered according to the specifications contained in the RFP. Il progetto iniziale si verifica; il venditore trascorre diversi mesi o anche anni per sviluppare il sistema, e una squadra al settore pubblico agenzia aiuta a verificare che il sistema è espresso in base alle specifiche contenute nel bando. Certain pieces of the system may get rolled out to test users at this point too. Alcuni pezzi del sistema può ottenere laminati a utenti di prova a questo punto troppo. During this process, holes in the original RFP are found, or perhaps legislation occurs that must be accounted for. Durante questo processo, buchi nel bando originale sono trovati, o forse si verifica che la legislazione deve essere contabilizzata. Change orders are submitted, timelines get stretched, and the system costs at least twice as much as the bid. Cambia ordini vengono sottoposti, calendari ottenere allungata, e il sistema dei costi almeno due volte tanto quanto l'offerta.

Finally, the go live date occurs. Infine, la va data live si verifica. There is much fanfare, training is done, and users start using the system. C'è molto fanfara, la formazione è fatta, e gli utenti iniziare a utilizzare il sistema. The complaints start. Le denunce di inizio. Certain influential users seem to sabotage the system. Alcuni utenti sembrano influenti di sabotare il sistema. Other users and stakeholders may point out that the system, though delivered as documented, just isn’t going to work. Altri utenti e le parti interessate possono mettere in rilievo che il sistema, anche se espresso come documentato, non è solo andare a lavorare. When working with the vendor, the change orders will continue to break the budget, and now that the system is in production, these changes cost even more. Quando si lavora con il venditore, il cambiamento ordini continuerà a rompere il bilancio, e ora che il sistema è in produzione, questi cambiamenti costi ancora di più. The downward spiral has begun and there’s no saving the project. La spirale al ribasso è iniziata e non c'è il salvataggio del progetto.

Ironically, this is the case in most enterprise level systems. Ironia della sorte, questo è il caso nella maggior parte dei sistemi di livello enterprise. By using best practices, all involved in the project have properly covered themselves, and many have traveled this road before. Utilizzando le migliori pratiche, tutte le parti coinvolte nel progetto sono adeguatamente coperte, e molti hanno percorso questa strada prima. They approach the entire project assuming it will eventually fail, but make sure they are not the reason for that failure. Essi approccio l'intero progetto ammesso che alla fine falliscono, ma assicurarsi che essi non sono il motivo di tale fallimento. Proper documentation is in place and no one individual can be targeted as the point of failure. La corretta documentazione è a posto e non un individuo può essere mirati come punto di fallimento.

Why is this so difficult? Perché è così difficile? After all, within individual departments on small projects, there has been much success even with bumps in the road. Dopo tutto, all'interno dei singoli dipartimenti su piccoli progetti, si è molto successo anche con dossi in strada. Issues seem to get addressed and the projects don’t get off track much. Questioni sembrano avere affrontato i progetti e non scendere più traccia.

There is no simple key cause as to why enterprise projects like this fail. Non è affatto semplice come provocare chiave per spiegare perché le imprese progetti come questo fallimento. But they can succeed. Ma possono avere successo. And it depends on several key factors, each of which must be addressed. E dipende da diversi fattori chiave, ciascuno dei quali deve essere affrontato. One weak link can destroy the project. Un anello debole può distruggere il progetto.

1. 1. The right executive has to oversee the project L'esecutivo ha diritto di sorvegliare il progetto

This doesn’t mean the executive has to manage the project. Questo non significa che l'esecutivo ha per la gestione del progetto. Many times responsibility for a project may fall on a single department, yet other parallel departments are part of the project. Molte volte la responsabilità di un progetto può rientrare in un unico dipartimento, ancora altri servizi paralleli fanno parte del progetto. This is a recipe for failure. Questa è una ricetta per il fallimento. The executive must be high enough in the hierarchy to be in charge of ALL departments involved, and must oversee and provide air cover for the project. L'esecutivo deve essere sufficientemente elevato nella gerarchia di essere responsabile di tutti gli uffici interessati, e deve sorvegliare e fornire copertura aerea per il progetto. As an example, let’s assume a new juvenile justice case management system is to be implemented. Come esempio, supponiamo di assumere una nuova giustizia minorile sistema di gestione dei casi deve essere attuata. Within the juvenile justice agency are several departments. All'interno della giustizia minorile agenzia di servizi sono diversi. Let’s assume (in a very simplistic way) that there is an IT department, a department that oversees private providers, a department that oversees the public agencies, and a department that oversees administration and regulations. Supponiamo che (in un modo molto semplicistico) che vi sia un dipartimento IT, un dipartimento che sovrintende fornitori privati, un dipartimento che sovrintende le agenzie pubbliche, e un dipartimento che sovrintende alla gestione e regolamenti. Often times, the IT department will naturally be given the authority and responsibility to implement the new system. Spesso volte, il dipartimento IT sarà naturalmente dato l'autorità e la responsabilità di attuare il nuovo sistema. WRONG! Sbagliato! In this case, the Juvenile Justice Agency head (or even higher level) must be actively involved and ultimately oversee the project. In questo caso, la giustizia minorile Agenzia testa (o anche più alto livello) devono essere attivamente coinvolti e, in ultima analisi controllare il progetto. Only this executive can resolve issues that may occur between the other departments. Solo in questo esecutivo in grado di risolvere problemi che possono verificarsi fra gli altri dipartimenti. This executive must be absolutely committed to the project, and that means this executive must be involved in all stages of the project, from RFP to vendor selection to final rollout. Questo esecutivo deve essere assolutamente impegnata a favore di un progetto, e che significa che questo esecutivo deve essere coinvolto in tutte le fasi del progetto, dal bando di selezione al venditore finale rollout.

2. 2. The right project manager and methodology have to be selected Il diritto responsabile di progetto e la metodologia deve essere selezionato

A project manager who is a stickler for detail and follows rules including all project management best practices may sound like the right fit. Un responsabile del progetto, che è un Stickler per i dettagli e segue tutte le norme, compreso la gestione dei progetti migliori pratiche può sembrare la soluzione più adatta. However, this is not the case, especially in more complex implementations. Tuttavia, questo non è il caso, soprattutto in implementazioni più complesse.

The project manager needs to be experienced not only technically, but also politically. Il responsabile del progetto deve essere vissuto non solo tecnicamente, ma anche politicamente. This is a special person that performs multiple roles: Documentation, budgeting, cheerleading, diplomacy, as well as many other hats. Questa è una persona speciale che svolge molteplici ruoli: Documentazione, budgeting, Cheerleading, diplomazia, così come molti altri cappelli. This person is absolutely full time during the project and becomes the key person who can be contacted about anything regarding the project. Questa persona è assolutamente a tempo pieno durante il progetto e diventa la persona chiave che può essere contattato in merito a tutto il progetto. This person works directly for the key executive and they have a relationship that is strong enough to carry through some of the project lows. Questa persona lavora direttamente per la chiave esecutivo e hanno un rapporto che è forte abbastanza per portare a compimento alcuni dei bassi progetto.

This person must be able to deal with adversity and also be able to take responsibility during bumps in the road. Questa persona deve essere in grado di affrontare le avversità e anche essere in grado di assumersi la responsabilità di urti durante la strada. This person must have the right attitude. Questa persona deve avere il giusto atteggiamento. If a problem occurs, this person must be more concerned with the solution than deflecting blame or covering themselves. Se si verifica un problema, questa persona deve essere più interessati alla soluzione di allontanare le colpe o copertura stessi. Because this person has the right relationship with the key executive, they will not have to worry that every decision made during the project is perfect, only that if a decision isn’t right, they have the ability to perform corrective action. Perché questa persona ha il diritto rapporto con il tasto esecutivo, non dovranno preoccuparsi del fatto che ogni decisione presa nel corso del progetto è perfetto, solo che se una decisione non è giusto, hanno la capacità di effettuare azioni correttive.

This person also needs to be able to manage a project using an iterative process. Questa persona deve anche essere in grado di gestire un progetto con un processo iterativo. As described above, no matter how carefully thought through and documented new requirements will come up that weren’t thought of, or legislative/rules changes may occur during the project. Come descritto in precedenza, non importa quanto attentamente pensiero e documentato attraverso nuovi requisiti verrà fino che non erano di pensiero, o legislativa / norme cambiamenti possono verificarsi durante il progetto. This should carefully be brought up so that those involved in the project won’t worry that every possible detail is locked in stone until the product is delivered. Questa attenzione dovrebbe essere portato su in modo che coloro che sono coinvolti nel progetto non ti preoccupare che ogni possibile dettaglio è bloccata in pietra fino a quando il prodotto è consegnato. If project participants believe there will be no accommodations for change, then they will try to design something so complex as to handle every possible anticipated scenario, and the system will end up cumbersome and difficult to use. Se i partecipanti al progetto credo non ci saranno alloggi per il cambiamento, quindi si tenta di progettare qualcosa di così complesso come per gestire ogni possibile scenario previsto, e il sistema finirà per pesante e difficile da usare.

3. 3. Change Management must start before the RFP is even published Change Management deve iniziare prima che il bando è pubblicato anche

Enterprise projects mean change. Imprese progetti significa cambiare. For most people, this is stressful. Per la maggior parte delle persone, questo è stressante. After all, they are used to their processes, know the glitches and work-arounds in their existing systems, and think the pain of a new system just isn’t worth it for them. Dopo tutto, essi sono utilizzati per i loro processi, conoscere le imperfezioni e di lavoro-arounds nei loro sistemi esistenti, e che il dolore di un nuovo sistema non appena è vale la pena per loro. Often times, the new system will replace a perfectly good system they are using, and in many cases, people will actually lose some of their power due to more availability of information that they used to have in their control. Spesso volte, il nuovo sistema perfettamente sostituire un buon sistema che sta utilizzando, e in molti casi, le persone effettivamente perdere una parte del loro potere a causa di maggiori disponibilità di informazioni che essi utilizzati per avere in loro controllo. Naturally they are resistant to change. Naturalmente sono restii al cambiamento.

Of course change management strategies must be used especially in enterprise level projects. Naturalmente cambiare le strategie di gestione deve essere utilizzato in particolare in progetti di livello enterprise. But they need to be started right at the earliest stages of a project because small problems at the very beginning with key people can destroy enthusiasm and goodwill of key players. Ma di cui hanno bisogno per essere avviato a destra alla prima fase di un progetto perché a piccoli problemi sin con persone chiave può distruggere l'entusiasmo e buona volontà degli attori chiave.

A good way to keep all abreast is an active internal website where content regarding the project is continually updated. Un buon modo per tenere tutti aggiornati è un sito web attivo interno in cui il contenuto per quanto riguarda il progetto è continuamente aggiornato. It might be good to consider a web log and accept user feedback. Potrebbe essere una buona a prendere in considerazione un web log e accettare il feedback degli utenti. A very new trend in the high tech world is the CEO/executives of companies actually running a blog and accepting all types of feedback, both good and bad. Una nuova tendenza nel mondo high-tech è il CEO / dirigenti di aziende effettivamente in esecuzione di un blog e di accettare tutti i tipi di feedback, sia il bene e il male. Sometimes it’s the fact someone is being heard that’s more important than an action being taken. A volte è il fatto che qualcuno viene a sapere che la più importante di un azione.

As stated in the project management section, early on in the project it is important to allow for some (but not excessive) changes to some of the low level detail design as the project progresses. Come indicato nella sezione gestione del progetto, fin dalle prime fasi del progetto è importante per consentire alcune (ma non eccessivo) di alcune modifiche del basso livello di dettaglio come il progetto avanza.

In our next article, we will uncover even more powerful reasons to pay close attention to when implementing your system. Nel nostro prossimo articolo, ci sarà scoprire ancora più potente ragioni per prestare particolare attenzione al momento di attuare il sistema. Stay tuned…. Restate sintonizzati .... And if you’d like more information regarding this topic and many others regarding custom software development for training, case management, sales and marketing and advanced data analysis, please visit E se desideri ulteriori informazioni riguardo a questo argomento e molti altri per quanto riguarda lo sviluppo di software personalizzato per la formazione, la gestione dei casi, di vendita e di marketing e avanzati di analisi dei dati, la invitiamo a visitare www.globalvisiontech.com .

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