The 9 Pitfalls of the Public Sector Enterprise Level Computer Systems公共部門のエンタープライズレベルのコンピュータシステムの9落とし穴

By 〜によって Chris Freundクリスフロイント
The following is an all too often scenario when trying to implement the enterprise system:あまりにも多くの場合は、次のシナリオは、エンタープライズシステムを実装しようとしている：

The decision is made at the executive level to build a new computer/software system.この決定は幹部レベルでは、新しいコンピュータ/ソフトウェアシステムの構築に作られています。 A project manager/coordinator is assigned and holds meetings with a newly created RFP committee, stakeholders and users to best determine how this system needs to look, and documents it to tremendous detail.プロジェクトマネージャー/コーディネーターが割り当てられていると、新しく作成したRFPを委員会は、利害関係者とユーザーとの会合を保持する必要がある最善の方法を決定するためにこのシステムを見て、途方もない細部への書類。 The committee publishes the RFP and invites prospective vendors to submit bids.当委員会は、 RFPを発行し、単価を提出する見込みベンダー招待しています。

After a fairly short period of time, vendors respond, and based on these bids, a short list of potential vendors is created and they are invited to demonstrate their products/prototypes, using both vendor resources as well as the public sector resources.時間がかなり短い期間を経て、ベンダーの返信として、これらの単価で、潜在的なベンダーの短いリストが作成され、彼らは製品/試作品だけでなく、公共部門のリソースの両方のリソースを使用してベンダーを発揮することが求められる。 The RFP committee, after another short period of time, makes a final selection and then the contract is negotiated.委員会は、 RFPを、時間の別の短い期間、後にして、契約交渉は、最終的な選択になる。

The project kickoff occurs; the vendor spends several months or even years developing the system, and a team at the public sector agency helps verify that the system is delivered according to the specifications contained in the RFP.プロジェクトのキックオフが発生し、ベンダーが、システムの開発、および公共部門の代理店では、チーム数ヶ月も年を費やしては、システムの仕様に含まによると、 RFPを届けていることを確認することができます。 Certain pieces of the system may get rolled out to test users at this point too.は、システムの特定の作品この時点でも、ユーザーのテストを開始することがあります。 During this process, holes in the original RFP are found, or perhaps legislation occurs that must be accounted for.このプロセスでは、 RFPを元に穴か、あるいは立法を占めている必要があります発見されている場合に発生します。 Change orders are submitted, timelines get stretched, and the system costs at least twice as much as the bid.変更命令を提出し、スケジュール、およびシステムコストを少なくとも2倍の単価も伸ばしている。

Finally, the go live date occurs.最後に、ライブの日付になる場合に発生します。 There is much fanfare, training is done, and users start using the system.大々的な宣伝は、訓練されているので、ユーザーはシステムを使用して起動します。 The complaints start.苦情を開始します。 Certain influential users seem to sabotage the system.一定の影響力を持つユーザーはシステムを妨害するようだ。 Other users and stakeholders may point out that the system, though delivered as documented, just isn’t going to work.他のユーザーとの利害関係者は、システムが、文書として配布は、仕事に行くのではないと指摘することがあります。 When working with the vendor, the change orders will continue to break the budget, and now that the system is in production, these changes cost even more.ベンダーでの作業時には、変更命令は、予算のブレークし、現在は、システムの生産では、これらの変更コストをさらに継続する。 The downward spiral has begun and there’s no saving the project.の下方スパイラルがないと、プロジェクトの保存を開始した。

Ironically, this is the case in most enterprise level systems.皮肉なことに、これは、ほとんどのエンタープライズレベルのシステムの場合です。 By using best practices, all involved in the project have properly covered themselves, and many have traveled this road before.ベストプラクティスを使用することにより、すべてのプロジェクトで適切に覆われている関係で、多くの前に、この道を旅している。 They approach the entire project assuming it will eventually fail, but make sure they are not the reason for that failure.彼らは、プロジェクト全体が失敗すると仮定し、最終的なアプローチが、その失敗の理由ではないことを確認します。 Proper documentation is in place and no one individual can be targeted as the point of failure.適切な文書の場所にあり、誰も個々の失敗のポイントとしてターゲットにすることができます。

Why is this so difficult?なぜこのように困難ですか？ After all, within individual departments on small projects, there has been much success even with bumps in the road.結局のところ、個々の部門内の小規模なプロジェクトでは、道路のバンプでも多くの成功している。 Issues seem to get addressed and the projects don’t get off track much.問題と解決を得るためにプロジェクトを多くのトラックを降りるていないようだ。

There is no simple key cause as to why enterprise projects like this fail.なぜこのような企業のプロジェクトが失敗する原因としては単純な鍵です。 But they can succeed.しかし、成功することができます。 And it depends on several key factors, each of which must be addressed.また、いくつかの重要な要素では、それぞれに対応する必要があります依存しています。 One weak link can destroy the project. 1つの弱いリンクは、プロジェクトを破壊することができます。

1. 1 。 The right executive has to oversee the project 右側の幹部は、プロジェクトを監督している

This doesn’t mean the executive has to manage the project.これは、幹部は、プロジェクトを管理しているわけではない。 Many times responsibility for a project may fall on a single department, yet other parallel departments are part of the project. 1つの部署には、まだ他の並列部門は、プロジェクトの一部である可能性があります秋のプロジェクトのために多くの時間責任。 This is a recipe for failure.この失敗のためのレシピです。 The executive must be high enough in the hierarchy to be in charge of ALL departments involved, and must oversee and provide air cover for the project.十分には、階層内のすべての執行を担当する部門が関与し、高さを監視する必要がありますを提供する必要があります空気がプロジェクトのためにカバーしています。 As an example, let’s assume a new juvenile justice case management system is to be implemented.一例として、新しい少年司法ケースマネジメントシステム実装されると仮定することです。 Within the juvenile justice agency are several departments.は、少年司法機関では、いくつかの部門があります。 Let’s assume (in a very simplistic way) that there is an IT department, a department that oversees private providers, a department that oversees the public agencies, and a department that oversees administration and regulations.のは非常に単純な方法（ ）で、あるIT部門は、民間業者を監督する部署には、公共機関を監督する部署と、管理や規制を監督する部署だと仮定しよう。 Often times, the IT department will naturally be given the authority and responsibility to implement the new system.しばしば回は、当然のように、権限と責任をIT部門は、新しいシステムを実装することができます。 WRONG!間違った！ In this case, the Juvenile Justice Agency head (or even higher level) must be actively involved and ultimately oversee the project.この場合、少年司法機関長（またはさらに高いレベル）に積極的に関与する必要があります最終的には、プロジェクトを監督する。 Only this executive can resolve issues that may occur between the other departments.のみ、この幹部は、他部門との間に発生する可能性のある問題を解決することができます。 This executive must be absolutely committed to the project, and that means this executive must be involved in all stages of the project, from RFP to vendor selection to final rollout.この幹部は確実にこのプロジェクトにコミットする必要がありますし、この幹部は、プロジェクトのすべての段階では、 RFPをベンダからの選択に最終的な展開に関与しなければならないことを意味します。

2. 2 。 The right project manager and methodology have to be selected 右側のプロジェクトマネージャーと方法論を選択しなければならない

A project manager who is a stickler for detail and follows rules including all project management best practices may sound like the right fit.細部にこだわる人のためであり、ベストプラクティスの右に合うように聞こえるかもしれませんが、すべてのプロジェクト管理などのルールを以下のように、プロジェクトマネージャ。 However, this is not the case, especially in more complex implementations.ただし、これより複雑な実装で特に、この場合は、ではない。

The project manager needs to be experienced not only technically, but also politically.は、プロジェクトマネージャーの経験があるだけでなく、技術的にも政治的に必要がある。 This is a special person that performs multiple roles: Documentation, budgeting, cheerleading, diplomacy, as well as many other hats.これは、複数の役割：ドキュメント、予算、チアリーディング、外交だけでなく、他の多くの帽子を実行する特別な人だ。 This person is absolutely full time during the project and becomes the key person who can be contacted about anything regarding the project.この人は、プロジェクト中に絶対に完全な時間とは何かについては、プロジェクトに連絡することができますが主要な人物になる。 This person works directly for the key executive and they have a relationship that is strong enough to carry through some of the project lows.この人の作品を直接キーを執行しては、十分ないくつかのプロジェクトを実行する最安値の強さの関係をしている。

This person must be able to deal with adversity and also be able to take responsibility during bumps in the road.この人は逆境でも、道路のバンプの中に責任を取ることができる対処できるようにする必要があります。 This person must have the right attitude.この人は正しい姿勢が必要です。 If a problem occurs, this person must be more concerned with the solution than deflecting blame or covering themselves.問題が発生した場合、この偏向や自分を責める人以上をカバーするよりも、解決策を懸念する必要があります。 Because this person has the right relationship with the key executive, they will not have to worry that every decision made during the project is perfect, only that if a decision isn’t right, they have the ability to perform corrective action.この人のための主要幹部との正しい関係している、彼らは、すべての決定は、プロジェクトの中には、その決定が適切でない場合に最適ですが心配するには、能力が是正措置を実行する必要がありません。

This person also needs to be able to manage a project using an iterative process.この人も、プロジェクトは、反復プロセスを使用して管理できるようにする必要があります。 As described above, no matter how carefully thought through and documented new requirements will come up that weren’t thought of, or legislative/rules changes may occur during the project.上記のように、どんなに慎重に文書化を通じて新たな要件は、考えられていない、または立法が出てくるから思考/ルールの変更は、プロジェクト中に発生する可能性があります。 This should carefully be brought up so that those involved in the project won’t worry that every possible detail is locked in stone until the product is delivered.このように慎重には、プロジェクトに関わっては、製品が納入されるまでは、すべての可能性を詳細にロックされている石は育つ心配する必要があります。 If project participants believe there will be no accommodations for change, then they will try to design something so complex as to handle every possible anticipated scenario, and the system will end up cumbersome and difficult to use.プロジェクト参加者を変更する場合には宿泊施設があると考えているし、彼らは非常に複雑にできる限りの予想シナリオを処理するために何かを設計し、最後まで面倒を使用するのは難しいし、システムを試すだろう。

3. 3 。 Change Management must start before the RFP is even published 前にも公開されている変更管理RFPを開始する必要があります

Enterprise projects mean change.エンタープライズプロジェクトを変更することを意味します。 For most people, this is stressful.ほとんどの人にとっては、このストレスの多いです。 After all, they are used to their processes, know the glitches and work-arounds in their existing systems, and think the pain of a new system just isn’t worth it for them.結局のところ、彼らは自分たちのプロセスには、不具合を知っていると仕事使われているarounds 、既存のシステムで、新しいシステムの痛みは彼らのために価値がないだけだと思う。 Often times, the new system will replace a perfectly good system they are using, and in many cases, people will actually lose some of their power due to more availability of information that they used to have in their control.しばしば回、新しいシステムを使用していると完ぺきなシステムに代わって、多くの場合、実際にいくつかの人たちは、自分の力を制御するために使用している情報の詳細を空室状況により失われます。 Naturally they are resistant to change.自然は変化に耐性があります。

Of course change management strategies must be used especially in enterprise level projects.コース変更管理戦略のうち、特に企業レベルのプロジェクトで使用されている必要があります。 But they need to be started right at the earliest stages of a project because small problems at the very beginning with key people can destroy enthusiasm and goodwill of key players.しかし、右のプロジェクトのためのキーの人々と冒頭には、非常に小さな問題に熱意と主力選手の善意を破壊することができるのは、早い段階で開始する必要があります。

A good way to keep all abreast is an active internal website where content regarding the project is continually updated.すべての後れを取らないための良い方法は、アクティブな内部のウェブサイトには、コンテンツのプロジェクトについては継続的に更新されています。 It might be good to consider a web log and accept user feedback.これはウェブログとユーザーからのフィードバックを受け入れる考えていいかもしれません。 A very new trend in the high tech world is the CEO/executives of companies actually running a blog and accepting all types of feedback, both good and bad.ハイテクの世界では非常に新しいトレンドのCEOは、 /企業が実際に実行しているの幹部は、ブログやフィードバックのすべての種類は、良くも悪くも受け付けている。 Sometimes it’s the fact someone is being heard that’s more important than an action being taken.は、より多くのアクションよりも重要なの耳にされている場合によっては、実際に撮影している。

As stated in the project management section, early on in the project it is important to allow for some (but not excessive) changes to some of the low level detail design as the project progresses.としては、プロジェクトの進捗としては、プロジェクト管理のセクションでは、早い段階では、プロジェクトでは、いくつかの（ただし、過剰なことを許可することが重要です）いくつかの低レベルの詳細設計に変更した。

In our next article, we will uncover even more powerful reasons to pay close attention to when implementing your system.我々の次の資料では、お使いのシステムを実装する際に細心の注意を払わなければ、さらに強力な理由を発見するだろう。 Stay tuned….ご期待... 。 And if you’d like more information regarding this topic and many others regarding custom software development for training, case management, sales and marketing and advanced data analysis, please visitお使いの場合にこのトピックの情報やトレーニング用のカスタムソフトウェア開発に関する他の多くの詳細についてしたいのですが、ケース管理、販売、マーケティング、高度なデータ分析、次をご覧下さい。 www.globalvisiontech.com . 。

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