The 9 Pitfalls of the Public Sector Enterprise Level Computer Systems A 9 ciladas do sector público empresarial nível de sistemas informáticos

By Por Chris Freund Chris Freund
The following is an all too often scenario when trying to implement the enterprise system: O seguinte é um cenário demasiado frequentemente quando tentam implementar o sistema empresarial:

The decision is made at the executive level to build a new computer/software system. A decisão é feita ao nível executivo para a construção de um novo computador / sistema de software. A project manager/coordinator is assigned and holds meetings with a newly created RFP committee, stakeholders and users to best determine how this system needs to look, and documents it to tremendous detail. Um gestor de projecto / coordenador é atribuída e realiza reuniões com um SDP recém-criada comissão, os intervenientes e utilizadores para determinar como melhor esse sistema precisa de olhar, e os documentos que a enorme detalhe. The committee publishes the RFP and invites prospective vendors to submit bids. A comissão publica SDP e convida os potenciais vendedores a apresentar propostas.

After a fairly short period of time, vendors respond, and based on these bids, a short list of potential vendors is created and they are invited to demonstrate their products/prototypes, using both vendor resources as well as the public sector resources. Após um período bastante curto de tempo, os fornecedores respondem, e baseado nestes lances, uma pequena lista de potenciais fornecedores é criada e eles são convidados a demonstrar os seus produtos / protótipos, utilizando recursos tanto vendedor, bem como os recursos públicos. The RFP committee, after another short period of time, makes a final selection and then the contract is negotiated. A comissão RFP, após outro período curto de tempo, faz uma seleção final e, em seguida, o contrato é negociado.

The project kickoff occurs; the vendor spends several months or even years developing the system, and a team at the public sector agency helps verify that the system is delivered according to the specifications contained in the RFP. O projeto ocorre o pontapé inicial, o vendedor gasta vários meses ou mesmo anos desenvolvendo o sistema, e uma equipe da agência setor público ajuda a verificar se o sistema é entregue de acordo com as especificações contidas no RFP. Certain pieces of the system may get rolled out to test users at this point too. Certas peças do sistema pode ter alargado a testar usuários neste ponto também. During this process, holes in the original RFP are found, or perhaps legislation occurs that must be accounted for. Durante este processo, os buracos no original RFP são encontrados, ou talvez ocorra legislação que deve ser contabilizado. Change orders are submitted, timelines get stretched, and the system costs at least twice as much as the bid. Alterar as ordens são submetidos, cronologias ficar esticada, e os custos do sistema, pelo menos, duas vezes mais do que o lance.

Finally, the go live date occurs. Finalmente, a ir viver data ocorre. There is much fanfare, training is done, and users start using the system. Há muito alarde, a formação é feita, e os usuários começar a utilizar o sistema. The complaints start. As queixas começam. Certain influential users seem to sabotage the system. Determinadas utilizadores parecem influente para sabotar o sistema. Other users and stakeholders may point out that the system, though delivered as documented, just isn’t going to work. Outros usuários e interessados possam referir que o sistema, ainda que emitiu documentou como, só não está indo para o trabalho. When working with the vendor, the change orders will continue to break the budget, and now that the system is in production, these changes cost even more. Ao trabalhar com o vendedor, as ordens de mudança vai continuar a quebrar o orçamento, e agora que o sistema está em produção, o custo destas mudanças ainda mais. The downward spiral has begun and there’s no saving the project. A espiral descendente em que tenha início e não há necessidade de salvar o projeto.

Ironically, this is the case in most enterprise level systems. Ironicamente, é o que acontece na maioria dos sistemas de nível empresarial. By using best practices, all involved in the project have properly covered themselves, and many have traveled this road before. Ao utilizar as melhores práticas, todos os envolvidos no projeto têm devidamente cobertas si, e muitos já percorreu esta estrada antes. They approach the entire project assuming it will eventually fail, but make sure they are not the reason for that failure. Dirige-se a todo o projecto, caso este acabe por falhar, mas certifique-se que não são as razões para o fracasso. Proper documentation is in place and no one individual can be targeted as the point of failure. Adequada documentação está em lugar nenhum e um indivíduo podem ser segmentados como o ponto de falha.

Why is this so difficult? Por que isso é tão difícil? After all, within individual departments on small projects, there has been much success even with bumps in the road. Afinal, dentro de determinados departamentos em pequenos projectos, tem havido um grande sucesso, mesmo com os solavancos na estrada. Issues seem to get addressed and the projects don’t get off track much. Questões parecem ter abordado e os projectos que não saia muito pista.

There is no simple key cause as to why enterprise projects like this fail. Não existe uma chave simples motivo por que empresas como a projectos como este falhar. But they can succeed. Mas eles podem ser bem sucedidos. And it depends on several key factors, each of which must be addressed. E isso depende de vários fatores chaves, cada uma das quais deve ser abordada. One weak link can destroy the project. Um elo fraco pode destruir o projeto.

1. 1. The right executive has to oversee the project O executivo tem direito a supervisionar o projecto

This doesn’t mean the executive has to manage the project. Isto não significa o executivo tem de gerir o projecto. Many times responsibility for a project may fall on a single department, yet other parallel departments are part of the project. Muitas vezes a responsabilidade por um projecto maio queda em um único departamento, ainda outros serviços paralelos são parte do projeto. This is a recipe for failure. Esta é uma receita para o fracasso. The executive must be high enough in the hierarchy to be in charge of ALL departments involved, and must oversee and provide air cover for the project. O executivo tem de ser suficientemente alta na hierarquia a ser encarregado de todos os departamentos envolvidos, e deve supervisionar e fornecer ar para cobrir o projeto. As an example, let’s assume a new juvenile justice case management system is to be implemented. Como exemplo, vamos assumir um novo sistema de gestão de processos de justiça juvenil está a ser implementado. Within the juvenile justice agency are several departments. Dentro da justiça juvenil agência são vários departamentos. Let’s assume (in a very simplistic way) that there is an IT department, a department that oversees private providers, a department that oversees the public agencies, and a department that oversees administration and regulations. Vamos assumir (em uma maneira muito simplista) que existe um departamento IT, um departamento que supervisiona prestadores privados, um departamento que supervisiona as agências públicas, e um departamento que supervisiona Administração e regulamentações. Often times, the IT department will naturally be given the authority and responsibility to implement the new system. Muitas vezes, o departamento IT será naturalmente dada a autoridade ea responsabilidade de implementar o novo sistema. WRONG! Errado! In this case, the Juvenile Justice Agency head (or even higher level) must be actively involved and ultimately oversee the project. Neste caso, a Justiça Juvenil Agência cabeça (ou mesmo a nível superior) devem ser activamente envolvidos e, em última instância, supervisionar o projeto. Only this executive can resolve issues that may occur between the other departments. Somente este executivo pode resolver problemas que possam ocorrer entre os outros departamentos. This executive must be absolutely committed to the project, and that means this executive must be involved in all stages of the project, from RFP to vendor selection to final rollout. Este executivo deve ser absolutamente comprometidos com o projeto, e isso significa que este executivo tem de estar envolvido em todas as fases do projeto, de RFP ao vendedor a selecção final implantação.

2. 2. The right project manager and methodology have to be selected O direito gestor de projecto e da metodologia tem que ser selecionada

A project manager who is a stickler for detail and follows rules including all project management best practices may sound like the right fit. Um gestor de projecto, que é um defensor de pormenor e segue as regras para todos, incluindo as melhores práticas de gestão de projectos pode soar como o direito encaixar. However, this is not the case, especially in more complex implementations. No entanto, este não é o caso, especialmente em implementações mais complexas.

The project manager needs to be experienced not only technically, but also politically. O gerente de projeto precisa ser vivida não só tecnicamente, mas também politicamente. This is a special person that performs multiple roles: Documentation, budgeting, cheerleading, diplomacy, as well as many other hats. Esta é uma pessoa especial, que desempenha múltiplos papéis: Documentação, orçamentação, claques, diplomacia, assim como muitos outros chapéus. This person is absolutely full time during the project and becomes the key person who can be contacted about anything regarding the project. Esta pessoa é absolutamente a tempo inteiro durante o projeto e se torna a principal pessoa que pode ser contactado sobre qualquer coisa em relação ao projeto. This person works directly for the key executive and they have a relationship that is strong enough to carry through some of the project lows. Esta pessoa trabalha directamente para os principais executivos e eles têm uma relação que é forte o suficiente para levar por diante o projecto de alguns baixos.

This person must be able to deal with adversity and also be able to take responsibility during bumps in the road. Essa pessoa deve ser capaz de lidar com adversidade e também de ser capazes de assumir a sua responsabilidade durante os solavancos na estrada. This person must have the right attitude. Esta pessoa deve ter a atitude certa. If a problem occurs, this person must be more concerned with the solution than deflecting blame or covering themselves. Se ocorrer um problema, essa pessoa deve estar mais preocupada com a solução do que defletor culpa ou cobrindo-se. Because this person has the right relationship with the key executive, they will not have to worry that every decision made during the project is perfect, only that if a decision isn’t right, they have the ability to perform corrective action. Porque essa pessoa tem o direito relacionamento com os principais executivos, eles não terão que preocupar-se que todas as decisões feitas durante o projeto é perfeito, só que, se a decisão não está bem, eles têm a capacidade de executar ações corretivas.

This person also needs to be able to manage a project using an iterative process. Esta pessoa também precisa ser capaz de gerir um projecto utilizando um processo iterativo. As described above, no matter how carefully thought through and documented new requirements will come up that weren’t thought of, or legislative/rules changes may occur during the project. Conforme descrito acima, não importa o quão cuidadosamente pensado e documentado através de novas exigências vão vir para cima de pensamento que não foram, ou legislação / regulamentação mudanças podem ocorrer durante o projeto. This should carefully be brought up so that those involved in the project won’t worry that every possible detail is locked in stone until the product is delivered. Esse cuidado deve ser trazido para que os envolvidos no projeto, não se preocupe que cada detalhe é possível trancada na pedra até que o produto seja entregue. If project participants believe there will be no accommodations for change, then they will try to design something so complex as to handle every possible anticipated scenario, and the system will end up cumbersome and difficult to use. Se projeto participantes acreditam que não haverá acomodações para mudar, então eles vão tentar conceber algo tão complexo como o de lidar com todos os possíveis cenários antecipados, bem como o sistema acabará pesado e difícil de usar.

3. 3. Change Management must start before the RFP is even published Change Management deve começar antes mesmo do RFP é publicada

Enterprise projects mean change. Empresa projectos significaria mudar. For most people, this is stressful. Para a maioria das pessoas, isso é estressante. After all, they are used to their processes, know the glitches and work-arounds in their existing systems, and think the pain of a new system just isn’t worth it for them. Afinal, eles são usados para os seus processos, as falhas e know-arounds trabalhar em seus sistemas existentes, e acho que a dor de um novo sistema só não é valido a pena para eles. Often times, the new system will replace a perfectly good system they are using, and in many cases, people will actually lose some of their power due to more availability of information that they used to have in their control. Muitas vezes, o novo sistema irá substituir perfeitamente um bom sistema que está usando e, em muitos casos, as pessoas vão realmente perder alguns dos seus poderes devido à maior disponibilidade de informações que eles têm na usado para seu controle. Naturally they are resistant to change. Naturalmente que são resistentes à mudança.

Of course change management strategies must be used especially in enterprise level projects. Estratégias de gestão de mudança de curso deve ser usado especialmente em projectos a nível empresarial. But they need to be started right at the earliest stages of a project because small problems at the very beginning with key people can destroy enthusiasm and goodwill of key players. Mas elas precisam ser iniciadas direita nas fases iniciais de um projeto porque pequenos problemas logo no início com as pessoas-chave pode destruir o entusiasmo e boa vontade dos actores principais.

A good way to keep all abreast is an active internal website where content regarding the project is continually updated. Uma boa maneira de manter todos os ativos internos par é um site onde o conteúdo quanto projeto é continuamente atualizada. It might be good to consider a web log and accept user feedback. Poderia ser bom para considerar um web log e aceitar os comentários do usuário. A very new trend in the high tech world is the CEO/executives of companies actually running a blog and accepting all types of feedback, both good and bad. Um muito nova tendência no mundo da alta tecnologia é o CEO / executivos das empresas atualmente em execução um blog e aceitando todos os tipos de feedback, boas e más. Sometimes it’s the fact someone is being heard that’s more important than an action being taken. Às vezes, é o fato de alguém que está a ser ouvida é mais importante do que uma ação a ser tomada.

As stated in the project management section, early on in the project it is important to allow for some (but not excessive) changes to some of the low level detail design as the project progresses. Como afirmado na seção de gestão de projectos, logo no início do projeto é importante para permitir que alguns (mas não excessivo) algumas mudanças para o baixo nível de detalhe como concepção do projecto avança.

In our next article, we will uncover even more powerful reasons to pay close attention to when implementing your system. Em nosso próximo artigo, vamos descobrir ainda mais poderosas razões para que prestem muita atenção ao pôr em prática o seu sistema. Stay tuned…. Fique ligado .... And if you’d like more information regarding this topic and many others regarding custom software development for training, case management, sales and marketing and advanced data analysis, please visit E se você deseja obter mais informação sobre este tema e muitos outros quanto ao desenvolvimento de software personalizados para formação, gestão de processos, vendas e marketing e análise de dados avançados, visite www.globalvisiontech.com .

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