The 9 Pitfalls of the Public Sector Enterprise Level Computer Systems 9 ошибок в государственном секторе предприятий компьютерных систем

By Автор Chris Freund Крис Фрейнда
The following is an all too often scenario when trying to implement the enterprise system: Ниже приводится слишком часто сценарий при попытке осуществить предприятии системы:

The decision is made at the executive level to build a new computer/software system. Решение принято на исполнительном уровне, с тем чтобы построить новый компьютер / программное обеспечение системы. A project manager/coordinator is assigned and holds meetings with a newly created RFP committee, stakeholders and users to best determine how this system needs to look, and documents it to tremendous detail. Менеджер проекта / координатор назначается и проводит встречи с недавно созданного комитета ППП, субъектов и пользователей, наилучшим образом определить, каким образом эта система должна смотреть, и документы ей огромный подробно. The committee publishes the RFP and invites prospective vendors to submit bids. Комитет публикует ППП и предлагает потенциальным поставщикам представить заявки.

After a fairly short period of time, vendors respond, and based on these bids, a short list of potential vendors is created and they are invited to demonstrate their products/prototypes, using both vendor resources as well as the public sector resources. После достаточно короткого периода времени, поставщики реагировать, и на основе этих заявок, короткий список потенциальных поставщиков, будет создан и им предлагается продемонстрировать свою продукцию / прототипы, используя как поставщик ресурсов, а также в государственном секторе ресурсов. The RFP committee, after another short period of time, makes a final selection and then the contract is negotiated. ППП комитета, после еще одного короткого периода времени, делает окончательный выбор, а затем договор является предметом переговоров.

The project kickoff occurs; the vendor spends several months or even years developing the system, and a team at the public sector agency helps verify that the system is delivered according to the specifications contained in the RFP. Проект kickoff происходит; поставщик тратит несколько месяцев или даже лет развивающиеся системы, и команды в государственном секторе агентство помогает убедиться в том, что система поставляется в соответствии со спецификациями, содержащимися в ППП. Certain pieces of the system may get rolled out to test users at this point too. Некоторые части системы могут получить в прокат в пользователь испытания на данном этапе тоже. During this process, holes in the original RFP are found, or perhaps legislation occurs that must be accounted for. В ходе этого процесса, дыры в оригинале ППП можно найти, или, возможно, происходит законодательство, которые должны быть учтены. Change orders are submitted, timelines get stretched, and the system costs at least twice as much as the bid. Изменения приказов были представлены, сроки получить напряжены, и система издержек, по крайней мере вдвое больше, чем ставка.

Finally, the go live date occurs. И наконец, пойти жить сегодняшний день происходит. There is much fanfare, training is done, and users start using the system. Существует много фанфар, профессиональная подготовка не будет сделано, и пользователям начать работу с системой. The complaints start. Жалобы начала. Certain influential users seem to sabotage the system. Некоторые влиятельные пользователи, как представляется, саботажа системы. Other users and stakeholders may point out that the system, though delivered as documented, just isn’t going to work. Другие пользователи, и заинтересованные стороны могут указать на то, что система, хотя и выступил в качестве документально, просто не будет работать. When working with the vendor, the change orders will continue to break the budget, and now that the system is in production, these changes cost even more. При работе с поставщиком, изменение распоряжения будет продолжаться до перерыва бюджета, и теперь, что система находится в производстве, эти изменения затрат еще больше. The downward spiral has begun and there’s no saving the project. Нисходящей спирали начался, и нет спасения проекта.

Ironically, this is the case in most enterprise level systems. По иронии судьбы, это дело в большинстве систем уровня предприятия. By using best practices, all involved in the project have properly covered themselves, and many have traveled this road before. Благодаря использованию передовой практики, все участвующие в проекте, имеют надлежащим образом покрыли себя, и многие из них путешествовали по этому пути раньше. They approach the entire project assuming it will eventually fail, but make sure they are not the reason for that failure. Их подход себя весь проект будет в конечном итоге терпят неудачу, но убедитесь, что они не являются причиной этого провала. Proper documentation is in place and no one individual can be targeted as the point of failure. Надлежащая документация находится в месте, и ни один человек может быть направлена как точка отказа.

Why is this so difficult? Почему это так трудно? After all, within individual departments on small projects, there has been much success even with bumps in the road. В конце концов, в отдельных департаментах на небольших проектах, было много успехов даже при ударах в дороге. Issues seem to get addressed and the projects don’t get off track much. Вопросы, похоже, получить имя и проект не сойти трек много.

There is no simple key cause as to why enterprise projects like this fail. Существует не просто ключевой причиной того, почему предприятие проектах, как этот провал. But they can succeed. Но они не могут увенчаться успехом. And it depends on several key factors, each of which must be addressed. А это зависит от ряда ключевых факторов, каждый из которых должен быть рассмотрен. One weak link can destroy the project. Одно слабое звено может разрушить проект.

1. 1. The right executive has to oversee the project Исполнительный имеет право осуществлять надзор за проектом

This doesn’t mean the executive has to manage the project. Это не значит, исполнительная власть по управлению проектом. Many times responsibility for a project may fall on a single department, yet other parallel departments are part of the project. Во многих случаях ответственность за проект может приходиться на один департамент, но других параллельных ведомств являются частью проекта. This is a recipe for failure. Это рецепт для провала. The executive must be high enough in the hierarchy to be in charge of ALL departments involved, and must oversee and provide air cover for the project. Исполнительная власть должна быть достаточно высокой в Иерархия быть в курсе всех ведомств, участвующих, и должны контролировать и обеспечивать воздуха прикрытие для проекта. As an example, let’s assume a new juvenile justice case management system is to be implemented. В качестве примера, давайте предположим новых отправления правосудия в отношении несовершеннолетних случае система управления должна быть выполнена. Within the juvenile justice agency are several departments. В отношении несовершеннолетних агентство нескольких департаментов. Let’s assume (in a very simplistic way) that there is an IT department, a department that oversees private providers, a department that oversees the public agencies, and a department that oversees administration and regulations. Допустим (в весьма упрощенный способ), что ИТ-отдела, департамента, что контроль за частными провайдерами, что департамент осуществляет надзор за государственными учреждениями, а также о том, что департамент осуществляет контроль за управлением и правил. Often times, the IT department will naturally be given the authority and responsibility to implement the new system. Зачастую время, ИТ-отдела, естественно, будут наделены полномочиями и ответственностью для осуществления новой системы. WRONG! In this case, the Juvenile Justice Agency head (or even higher level) must be actively involved and ultimately oversee the project. В этом случае в отношении несовершеннолетних агентства по голове (или даже более высокого уровня) должны активно участвовать и в конечном итоге надзор за проектом. Only this executive can resolve issues that may occur between the other departments. Только это может решить исполнительная вопросы, которые могут возникнуть между другими ведомствами. This executive must be absolutely committed to the project, and that means this executive must be involved in all stages of the project, from RFP to vendor selection to final rollout. Это исполнительная должна быть абсолютно привержен проекту, а это означает, что этот исполнительный должны участвовать во всех этапах реализации проекта, с ППП для выбора поставщика до конечного внедрения.

2. 2. The right project manager and methodology have to be selected Право руководителя проекта и методологии должны быть выбраны

A project manager who is a stickler for detail and follows rules including all project management best practices may sound like the right fit. Менеджер проекта, который stickler для детализации и следующие правила, включая все руководство проектом наилучшей практики может звучать как право нужным. However, this is not the case, especially in more complex implementations. Тем не менее, это не дело, особенно в более сложных реализаций.

The project manager needs to be experienced not only technically, but also politically. Менеджер проекта должен быть опытным не только технически, но и политически. This is a special person that performs multiple roles: Documentation, budgeting, cheerleading, diplomacy, as well as many other hats. Это специальное лицо, которое выполняет несколько функций: Документация, бюджетирования, Группы поддержки, дипломатии, а также многие другие головные уборы. This person is absolutely full time during the project and becomes the key person who can be contacted about anything regarding the project. Этот человек абсолютно полный рабочий день во время проекта и становится ключевой фигурой, которые можно связаться по поводу что-либо относительно этого проекта. This person works directly for the key executive and they have a relationship that is strong enough to carry through some of the project lows. Этот человек работает непосредственно на ключевые исполнительной власти и их взаимосвязь, которая является достаточно прочной, чтобы выполнить некоторые из проектов низкого уровня.

This person must be able to deal with adversity and also be able to take responsibility during bumps in the road. Этот человек должен быть в состоянии заниматься невзгоды, а также быть в состоянии взять на себя ответственность во время удара в дороге. This person must have the right attitude. Этот человек должен иметь право отношения. If a problem occurs, this person must be more concerned with the solution than deflecting blame or covering themselves. Если проблема возникает, это лицо должно быть больше обеспокоены решением, чем отклоняющая вину или покрытие сами. Because this person has the right relationship with the key executive, they will not have to worry that every decision made during the project is perfect, only that if a decision isn’t right, they have the ability to perform corrective action. Поскольку данное лицо имеет право взаимоотношений с ключевыми исполнительной власти, их не придется беспокоиться о том, что каждое решение, сделанных в ходе проекта является совершенным, только в том, что если решение не является правом, они обладают способностью выполнять корректирующие действия.

This person also needs to be able to manage a project using an iterative process. Этот человек также должен быть в состоянии управлять проектом с использованием итеративного процесса. As described above, no matter how carefully thought through and documented new requirements will come up that weren’t thought of, or legislative/rules changes may occur during the project. Как говорилось выше, независимо от того, насколько тщательно продумано и документально новые требования вступят деятельности, которые не были мысли, или законодательных / правила изменения могут возникнуть в ходе проекта. This should carefully be brought up so that those involved in the project won’t worry that every possible detail is locked in stone until the product is delivered. Это должно быть тщательно вывел так, что тех, кто участвует в этом проекте не будет беспокоиться о том, что все возможные детали зафиксированы в Камень до тех пор, пока продукт поставляется. If project participants believe there will be no accommodations for change, then they will try to design something so complex as to handle every possible anticipated scenario, and the system will end up cumbersome and difficult to use. Если участники проекта считают, не будет никаких помещений для изменения, то они будут стараться разработать нечто настолько сложны, чтобы обрабатывать все возможные сценарии предполагается, и система будет в конечном итоге громоздким и трудным в использовании.

3. 3. Change Management must start before the RFP is even published Изменения управления должна начаться до ППП даже опубликовал

Enterprise projects mean change. Предприятие проектов означает изменения. For most people, this is stressful. Для большинства людей это является стрессом. After all, they are used to their processes, know the glitches and work-arounds in their existing systems, and think the pain of a new system just isn’t worth it for them. В конце концов, они используются для их процессы, ноу сбои и работы arounds в их существующих систем, и думаю, что более новая система просто не стоит его за них. Often times, the new system will replace a perfectly good system they are using, and in many cases, people will actually lose some of their power due to more availability of information that they used to have in their control. Часто времена, новая система будет заменить совершенно хороший систему они используют, и во многих случаях люди фактически теряют некоторые свои полномочия в связи с большей доступности информации, которую они использовали, чтобы в их контролем. Naturally they are resistant to change. Естественно, они устойчивы к изменениям.

Of course change management strategies must be used especially in enterprise level projects. Конечно, изменения стратегий управления должны быть использованы прежде всего на уровне предприятий проектов. But they need to be started right at the earliest stages of a project because small problems at the very beginning with key people can destroy enthusiasm and goodwill of key players. Но они должны быть запущена право на самых ранних стадиях проекта, поскольку небольшие проблемы в самом начале с ключевыми люди могут уничтожить энтузиазм и добрая воля ключевых игроков.

A good way to keep all abreast is an active internal website where content regarding the project is continually updated. Хороший способ держать всех в курсе является активным внутренний веб-сайт, где относительно содержания проекта постоянно обновляется. It might be good to consider a web log and accept user feedback. Было бы хорошо рассмотреть Web Log и принимать отзывы пользователей. A very new trend in the high tech world is the CEO/executives of companies actually running a blog and accepting all types of feedback, both good and bad. Очень новые тенденции в мире высоких технологий, является генеральный директор / руководители компаний, на самом деле работает блог и принимать все виды обратной связи, как хороший и плохой. Sometimes it’s the fact someone is being heard that’s more important than an action being taken. Иногда это факт, кто-то время услышали, что более важно, чем меры, которые принимаются.

As stated in the project management section, early on in the project it is important to allow for some (but not excessive) changes to some of the low level detail design as the project progresses. Как указано в разделе по управлению проектами, на раннем этапе в проекте, важно, чтобы для некоторых (но не чрезмерных) изменений в некоторые низкий уровень детализации конструкции, как проект продвигается вперед.

In our next article, we will uncover even more powerful reasons to pay close attention to when implementing your system. В нашей следующей статье мы будем обнаруживать даже более мощным причинам уделять пристальное внимание при внедрении системы. Stay tuned…. Следите за обновлениями .... And if you’d like more information regarding this topic and many others regarding custom software development for training, case management, sales and marketing and advanced data analysis, please visit И если Вы хотите более подробную информацию по этому вопросу и многие другие обычаи, касающиеся разработки программного обеспечения для подготовки, управления делами, продаж и маркетинга и продвинутого анализа данных, пожалуйста, посетите www.globalvisiontech.com .

Copyright 2006 Chris Freund (All Rights Reserved) Copyright 2006 Крис Фрейнда (Все права защищены)

Save $30 instantly on McAfee Total Protection and Internet Security! Сохраните $ 30 мгновенной о McAfee Всего защите и безопасности Интернета!